Manual del Usuario del Sistema Administrativo para Talleres SAT

A la derecha de la pantalla principal del sistema de servicios, en la columna de botones, encontraremos un botón rotulado [ Logística], mediante el cual abriremos la ventana principal del modulo de logística, aquí se llevarán a cabo todos los controles de los equipos ingresados dentro y fuera de nuestro taller y se asignarán los diferentes estados por los que vayan pasando desde el ingreso hasta la entrega.

Los botones/solapas de la columna izquierda del menú de logística (ver Figura V-1), indican las diferentes etapas por las cuales irá pasando el equipo, los botones se habilitarán a medida que la reparación avance.

Los botones de la columna izquierda del menú de logística, indican las diferentes etapas por las cuales irá pasando el equipo, los botones se habilitarán a medida que la reparación avance.

Veamos una breve descripción de la función que cumple cada botón antes de explicar en detalle la aplicación de cada uno de ellos:

Presupuesto: Presupuestos, manejo de señas por reparación de equipos directos.

El botón [Alta] del menú de logística presenta una serie de datos básicos obtenidos al momento de la carga del equipo, los mismos no pueden ser modificados ya que son parte de una serie de datos que recolecta el sistema en forma automática con el fin de dejar bien documentado cada estado.

En la Figura V-2 se presenta un ejemplo de como queda la ventana de logística al presionar el botón [Alta].

Observemos que el siguiente botón del menú [Asignar] se muestra con letras rojas, esto indica que será el próximo paso que deberemos realizar.

Cualquier otro botón habilitado del menú podrá ser utilizado luego de entrar a ésta o cualquier otra ventana desplegada dentro de la ventana de logística. Las acciones realizadas en dichas ventanas serán anuladas en forma automática en caso de que cambiemos a otra opción del menú sin fijar el estado (esto se entenderá mejor cuando veamos las siguientes ventanas del menú de logística).

El botón [Asignar] del menú de logística nos permitirá ingresar el nombre del técnico o taller que se encargará de la reparación del equipo. Al presionar este botón, la pantalla de logística tomará la apariencia mostrada en la Figura V-3.

Técnico / Taller: Nombre del técnico o taller que intervendrá el equipo. Para ingresar nuevos técnicos o talleres vayamos a Agendas – Técnicos en el menú principal del sistema. El botón [] ubicado a la derecha se utiliza para reasignar un técnico sin cambiar el estado actual de la reparación (esto solo debe hacerse si la reparación actual ya fue asignada a un técnico anteriormente).

Una vez completados los datos correctamente podremos grabar los mismos mediante el botón [ Fijar Estado], al realizar esta acción estaremos colocando el equipo en uno de los dos siguientes estados posibles (EN REVISIÓN o ENVIADO A TERCERO dependiendo de si la reparación se asignó a un técnico o a un taller externo).

Al asignar el técnico o taller y fijar el estado de la reparación, se le pedirá confirmación para imprimir una copia de la orden de reparación para ser utilizada en taller. Podremos imprimir la orden en este momento, o hacerlo más tarde mediante el botón [ Imprimir] ubicado en esta misma ventana.

El siguiente botón habilitado por el sistema al fijar el estado será [Cotización], la funcionalidad del mismo se explicará a continuación.

Mediante el botón [Cotización] del menú de logística, ingresaremos al módulo de cotizaciones (ver Figura V-4), en el cual podremos asignar los repuestos necesarios para completar la reparación y cargar la mano de obra (solo en caso de tratarse de servicios directos “fuera de garantía”).

Nº de Parte: Aquí se van colocando temporalmente los números de partes de los repuestos que se desean asignar a la reparación.

Botón [] : Con esté botón podremos buscar un repuesto en nuestra base de datos. Al presionarlos iremos directamente a la ventana de búsqueda del módulo de repuestos.

Para mayor información acerca de cómo buscar un repuesto veamos el Capítulo II de este mismo manual.

Botón [] : Una vez colocado el número de parte en la casilla rotulada Nº de Parte, presionaremos este botón para agregarlo a la lista.

Botón [] : Si deseamos eliminar un repuesto previamente ingresado, seleccionemos el mismo posicionándonos en la grilla y luego presionemos el botón [] para eliminar la parte. Tengamos en cuenta que solo podremos eliminar repuestos que estén en la lista pero que aún no se hayan pedido.

Grilla de Repuestos: Es la grilla de cuatro columnas ubicada bajo el cuadro Nº de Parte, en la misma figuran los repuestos a pedir y los pedidos. Diferenciaremos los repuestos pedidos de los no pedidos por aparecer remarcados en color rojo. La columna Cant indica la cantidad de repuestos pedidos para el número de parte de la columna siguiente (columna Número de Parte), la columna P.Unitario indica el precio unitario del repuesto, y por último la columna Total el importe total de los repuestos.

Mano de Obra: Es el valor de la mano de obra, este dato debe ser completado manualmente si estamos trabajando con un equipo directo, mientras que en el caso de los equipos en garantía la mano de obra será asignada desde la tabla de tarifas de la empresa que realizará los reembolsos.

Importe Total: El total a abonar por la reparación. La suma de la mano de obra más los repuestos.

Solapa “Reparación a Realizar”: Aquí se debe ingresar la descripción de la reparación que se le realizará al equipo. Podemos seleccionar las reparaciones desde una lista previamente cargada, para ello utilicemos el botón [ Reparaciones] ubicado en la parte inferior, seleccionemos los tipos de reparaciones tildando cada elemento mediante las casillas de la primer columna, y presionemos [ Aceptar] para que las mismas se asignen al servicio actual.

Solapa “Reparación Detallada”: Muestra los conceptos de mano de obra que hemos ingresado desde la lista de tipos de reparaciones. Los botones ubicados a la derecha de la grilla de reparaciones detalladas, también permite agregar nuevos conceptos de mano de obra, quitar, o consultar las mismas. Si hemos colocado importes en las diferentes reparaciones que podemos seleccionar, los mismos se sumarán al costo total de la mano de obra, no obstante, dicho importe se puede modificar luego manualmente, pero se guardará un registro para futuras consultas. En el Capítulo XXIV de este mismo manual, se explica cómo agregar elementos a la lista para que luego puedan ser utilizados.

Solapa “Defecto Encontrado”: Aquí podremos ingresar el defecto encontrado en el equipo a reparar. Es muy importante ingresar este dato siempre que sea posible, este dato junto con el ingresado en la solapa “Solución” irán armando automáticamente una base de datos de defectos y soluciones que luego podremos consultar ingresando a Agendas – Modelos del menú principal del sistema SAT.

Solapa “Solución”: Aquí deberemos indicar cuál fue la solución al problema presentado en el equipo (Para mayor información sobre de la base de datos de problemas y soluciones, consulte el Capítulo XXIII de este mismo manual)

Sin Defecto: Marquemos esta casilla si el equipo a reparar no presenta ningún defecto. Al fijar el estado con esta marca seleccionada se dará por finalizada la reparación.

[ Fijar Estado]: Este botón nos permitirá fijar el estado del equipo y continuar con la reparación.

Al presionar el botón [ Fijar Estado] estaremos cambiando el estado del equipo a uno de los siguientes cuatro:

1) A Presupuestar: En caso de tratarse de un equipo directo, siempre se pasará presupuesto antes de pasar a otro estado. Los repuestos no se pedirán hasta la aceptación del mismo.

2) Listo Para Reparar: En caso de que la orden de reparación sea para cubrir una garantía y no se requiera pedir ningún repuesto.

3) Faltan Repuestos: En caso de que se hayan pedido repuestos y que la orden de reparación corresponda a un equipo en garantía. En este punto se han pedido automáticamente los repuestos y este estado permanecerá hasta que los repuestos lleguen, en ese momento el estado cambiará a Listo Para Reparar.

Terminada la cotización y fijado el estado mediante el botón [ Fijar Estado], estaremos frente al siguiente paso, el cual variará según el tipo de reparación a realizar. Para tratar todos los posibles casos veremos a continuación como es el manejo de los presupuestos y las señas, sin embargo, tengamos en cuenta que este paso solo se aplicará para los equipos directos (sin garantía).

Mediante el Botón [] ubicado a la derecha de la casilla rotulada Nº de Parte, podremos asignar las partes a reemplazar en el equipo y cargarlas al presupuesto actual. Para ello, ingresemos el número de parte en la casilla de la derecha y presionemos el botón []. Hecho esto, se presentará una nueva ventana (ver Figura V-5) con la siguiente información:

Falla de la Pieza: La falla que presenta la pieza, el motivo por el cual se cambiará.

Comentarios: Es un campo libre para colocar cualquier información extra. Predeterminadamente se completa con el número de orden de reparación.

Parte Con Garantía: Indica, en equipos sin garantía, que la parte sí tiene garantía, esto con la intención de no cobrar el repuesto al cliente.

Incluye CPU: Esto es muy específico al área de informática, indica que la parte a cambiar tiene incluida una CPU (Unidad Central de Proceso), lo que puede ser muy conveniente tener en cuenta por su alto costo (especialmente si el repuesto debe ser importado).

Proveedor / Dealer: Es el proveedor al que solicitaremos el repuesto. Al cambiar el proveedor se nos presentarán los costos de los repuestos correspondientes al mismo.

Fecha de Costo: Es la fecha del último costo registrado para el repuesto y el proveedor actualmente seleccionado. Verifiquemos siempre que esta fecha no sea muy antigua para evitar pasar mal los costos y el presupuesto en general.

IVA: Es el porcentaje de impuesto aplicado a la pieza actualmente seleccionada. El sistema SAT trabaja con múltiples alícuotas, por lo cual este porcentaje variará según el repuesto seleccionado. La denominación IVA puede cambiar dependiendo del régimen impositivo del país donde estemos utilizando el sistema.

Precio: Es el costo del repuesto a pedir. Podemos ingresar el costo manualmente (si el mismo no esta registrado aún en nuestra base de datos) o también podemos elegir entre utilizar precio de taller (ASC) o precio de venta al público (PVP), esto lo haremos mediante la flecha ubicada a la derecha.

Total: El costo total de los repuestos pedidos de este tipo. Este campo es de solo lectura.

Dólares: Indica si el precio actual está expresado en dólares. En realidad puede usted tener otro tipo de moneda configurado en lugar de dólares, por lo cual esta denominación podría cambiar. El sistema SAT trabaja con dos monedas al mismo tiempo, haciendo la conversión en los puntos en que esto se requiera.

Si estamos trabajando con un equipo directo y fijamos el estado en el módulo de Cotización de la Reparación, habilitaremos el siguiente botón del menú de logística [Seña]. Al presionar el mismo nos encontraremos frente a un submenú, al cual llamaremos en este manual MENÚ DE SEÑAS. La primera opción de dicho menú y la única que en principio estará habilitada, será [Notificar Presupuesto], botón con el cual se nos permitirá, entre otras cosas, asentar en sistema la fecha en que se pasó el presupuesto al cliente (ver Figura V-6).

Usuario Que Notifica: El nombre de la persona que informa el presupuesto al cliente.

Fecha: La fecha en que se da el aviso. De manera predeterminada viene la fecha del día, sin embargo la misma podrá modificarse.

Nota: Cualquier otro dato de importancia, por ejemplo la persona que tomó el mensaje.

Notas al Pie del Presupuesto: Imprimirá éste texto al pié de la hoja de presupuestos. Completados todos los datos procederemos a fijar el estado con el botón [ Fijar Estado], acción que nos llevará al siguiente estado PRESUPUESTADO, en el cual la reparación permanecerá inactiva hasta que el cliente abone la seña correspondiente, o bien se de por aceptado el presupuesto. Si deseamos entregar una hoja de presupuesto al cliente, podremos hacerlo en todo momento utilizando el botón [ Imprimir Presup.].

Una vez que se haya notificado al cliente el importe de la reparación, el MENÚ DE SEÑAS habilitará las tres siguientes opciones: [Emitir Seña], [Presupuesto Aceptado], [Presupuesto Rechazado]. Se explicará aquí la primera opción [Emitir Seña]. Al presionar este botón el menú de señas tomará la apariencia de la ventana presentada en la Figura V-7.

Presupuesto: El importe total de la reparación (presentado solo a modo informativo).

Seña: El importe de la seña que dejará el cliente, predeterminadamente el sistema coloca la mitad del importe total de la reparación, o el importe de los repuestos a utilizar (lo que sea mayor). El importe se redondeará para facilitar el pago.

IVA: Relación frente al IVA del cliente (dependiendo del país la denominación IVA puede cambiar).

Condición de Venta: Una de las siguientes condiciones: Contado Efectivo, Cuenta Corriente, Tarjeta de Crédito, Cheque, Dólares, Tarjeta de Débito.

Habiendo completado todos los datos procederemos a fijar el estado, lo haremos mediante el botón [ Fijar Estado], al realizar esta acción se nos pedirá confirmación para imprimir la factura de la seña, verifiquemos que la misma tenga el número que se indicó anteriormente.

Hecho esto, el estado de la reparación pasará a ser LISTO PARA REPARAR o FALTAN REPUESTOS, según si se requieren o no, repuestos para realizar la reparación.

Con el botón [ Imprimir] podremos imprimir una copia de la factura en cualquier momento, por lo cual si tuvimos algún problema al imprimir la factura podremos utilizar esta herramienta para repetir la operación.

Otro botón habilitado en el MENÚ DE SEÑAS (luego de haber notificado al cliente el importe de la reparación), es el rotulado [Presupuesto Aceptado], el mismo se utilizará para aquellos casos en los que queramos omitir el paso de hacer que el cliente deje una seña por la reparación (muy utilizado en los casos de clientes frecuentes), la ventana de ingreso de autorizaciones puede verse en la Figura V-8.

Vía E-mail o Vía Fax: Indica si el cliente envió un mail o fax pidiendo que se realice la reparación (recomendado para documentar este procedimiento).

Una vez completado el formulario correctamente se procederá a fijar el estado mediante el botón [ Fijar Estado], el cual, como se explicó en el punto anterior, asignará a la reparación uno de los siguientes estados: LISTO PARA REPARAR (si no se pidieron repuestos), o FALTAN REPUESTOS (en caso de que hayamos pedido algún repuesto).

Si se ha emitido una seña o se ha aceptado el presupuesto como en este caso, los repuestos necesarios para realizar la reparación son enviados a las planillas de pedido correspondientes donde luego deberán ser pedidos a cada proveedor (para más información sobre el módulo de pedidos consultar el Capítulo XI).

También tengamos en cuenta que dentro de la ventana de configuración del SAT (a la que entramos yendo a Herramientas – Configurar desde el menú principal), tenemos la opción "No utilizar los repuestos del stock en las reparaciones, los asignaré manualmente", la cual podemos encontrar dentro de la solapa sistemas. Cuando esta opción esté desmarcada, el sistema retirará automática del stock los repuestos necesarios (solo en caso de que se cuente con stock exacto).

Otro detalle importante a tener en cuenta es el control de los números de serie de los repuestos a utilizar: En la ventana de configuración del sistema SAT tenemos una opción indicada como "Desactivar el control de números de serie de componentes en todo el sistema", si esta opción está desmarcada, y a su vez la opción explicada anteriormente "No utilizar los repuestos del stock en las reparaciones, los asignaré manualmente" también lo está, al momento de que el sistema retire los repuestos del stock, se nos irán solicitando los números de serie de cada uno de ellos para que este dato quede guardado en el sistema y pueda luego ser consultado desde la solapa SERIES de la ventana de Repuestos y Artículos (menú Sistemas – Repuestos y Artículos).

El último botón habilitado en el MENÚ DE SEÑAS (luego de haber notificado al cliente el importe de la reparación), es el rotulado [Presupuesto Rechazado], con el cual se informará al sistema que la orden de reparación ha sido cancelada, más específicamente, que el presupuesto no fue aceptado por el cliente. La ventana presentada al presionar [Presupuesto Rechazado] puede verse en la Figura V-9.

Usuario Que Confirma el Rechazo: El nombre del usuario que realiza la operación.

Al fijar el estado mediante el botón [ Fijar Estado] el equipo pasará a quedar como PRES. RECHAZADO, estado desde el cual solo se permitirá cerrar la reparación y entregarla sin reparar.

El fin de la reparación es el paso posterior a la reparación del equipo. El mismo se realiza desde el menú de logística mediante el botón [Fin]. Tengamos en cuenta que para que el sistema nos deje realizar el cierre de la reparación, todos los repuestos asignados y pedidos para el equipo en cuestión, deberán haber sido ingresados en el sistema de pedidos (vayamos a Sistemas – Pedidos del menú principal del sistema SAT para ingresar los repuestos pedidos). Tengamos en cuenta también que el módulo de pedido de repuestos puede ser deshabilitado, esta acción hará (independientemente de si se han pedido o no repuestos para realizar la reparación), que el sistema permita proceder con el cierre de la reparación aunque los repuestos para realizar la misma no hayan sido procesados en los pedidos. Para deshabilitar el sistema de pedidos vayamos a Herramientas - Configurar del menú principal del sistema SAT y desmarquemos la casilla Activar sistema de pedidos. La ventana de Fin de la Reparación puede verse en la Figura V-10.

No se pudo reparar el equipo: Marquemos esta casilla si el equipo no pudo ser reparado (Ej.: Falta de información técnica, repuestos discontinuados, equipos demasiado dañados). Al hacer esto el equipo saldrá sin cargo.

Como en todos los pasos anteriores el estado se fija con el botón [ Fijar Estado], al momento de realizar esta acción el estado de la reparación pasará a ser A PRUEBA, esto quiere decir que el equipo pasará a un estado de comprobación de funcionamiento.

El cierre de la reparación es el paso posterior al período de prueba del equipo, el mismo se realiza desde el menú de logística mediante el botón [Cierre]. Espere a que el equipo esté andando antes de darle cierre a la reparación. La ventana de Cierre de la Reparación puede verse en la Figura V-11 .

Código ISIS-IRIS: El código ISIS de la reparación solo podrá ser asignado si la compañía, bajo la que está ingresada, tiene una tabla de códigos ISIS cargada. Para ingresar el código ISIS presione el botón de la derecha [] y seleccione las opciones más adecuadas.

Reparación Realizada: Aquí figurará la descripción de la reparación que hayamos cargado en el módulo de cotización, sin embargo, podremos cambiarla en caso de que la misma no se corresponda con la reparación real que se le realizó al equipo. Si estamos utilizando el sistema de reparaciones detalladas, recordemos que haciendo cambios en la descripción de la reparación desde este punto, no variarán los importes por la mano de obra, el sistema entiende que los presupuestos ya han sido entregados y aceptados, por tal motivo no se modifican los costos.

Como en todos los pasos anteriores el estado se fija con el botón [ Fijar Estado], al momento de realizar esta acción el estado de la reparación pasará a ser TERMINADO, esto quiere decir que el equipo está listo para ser retirado. Pero antes faltaría dar el comunicado al cliente.

Una vez terminada y probada la reparación, podremos asentar en sistema la fecha en que se da aviso al cliente de esta novedad. El botón [Aviso] del menú de logística, nos permitirá realizar está acción, al tiempo que se emitirá un e-mail de aviso en caso de que el cliente tenga correo electrónico (para activar el sistema de mailing interno del sistema SAT vayamos a Herramientas – Configurar del menú principal del sistema y marquemos la casilla Este equipo concentra el sistema de mailing).

La ventana de notificación presentada al presionar el botón [Aviso] es la mostrada en la Figura V-12 .

Importe de la Reparación: El total a pagar por la reparación del equipo. Si se dejó una seña con anterioridad, aquí figurará lo que resta pagar (no tomar en cuenta para el caso de los equipos en garantía).

Al fijar el estado [ Fijar Estado] el equipo pasará al estado CLIENTE AVISADO, lo que nos indica que el cliente pasará a retirar el equipo en cualquier momento, por lo que deberemos preparar el equipo para su entrega.

Estamos ya en la última instancia del equipo dentro de nuestro taller, el botón [Entrega] del menú de logística nos permitirá realizar la entrega y facturación de la reparación. En la Figura V-13 se muestra un ejemplo de la ventana presentada al momento de la entrega del equipo.

Fecha: La fecha del día (asignada por el sistema y presentada solo a manera de consulta).

Condición de Venta: Una de las siguientes condiciones: Contado Efectivo, Cuenta Corriente, Tarjeta de Crédito, Cheque, Dólares, Tarjeta de Débito.

Cuotas: Indica el número de cuotas en las que se realizará el pago. Para que esta opción esté disponible, el tipo de pago seleccionado debe aceptar pagos en cuotas (vea el Capítulo XXXIX donde se explica como realizar este ajuste). Recordemos que al pagar una reparación en cuotas estamos agregando un interés al pago. Para ver como están fijados los intereses por pagos en cuotas y modificar los mismos de ser necesario, vayamos a Herramientas – Coeficientes para Pagos en Cuotas, del menú principal del sistema SAT.

IVA: Indica la relación frente al IVA (impuesto al valor agregado) del cliente y permite discriminar o no el mismo en la factura. El IVA puede tener otra denominación dependiendo del país en el que se esté usando el sistema, para cambiar dicha denominación vayamos a Herramientas – Datos de mi Empresa del menú principal del sistema SAT.

Nº de Factura: Es el número de la factura de la reparación, en caso de tratarse de un equipo directo.

Notas Internas: Cualquier dato que crea necesario recordar. Esta nota no saldrá en el formulario de entrega ni en la factura.

Al completar los datos y fijar el estado mediante el botón [ Fijar Estado] se procederá a imprimir el formulario de entrega o retiro (previo aviso del sistema). El mismo será acompañado por la factura correspondiente en caso de tratarse de la reparación de un equipo directo.

Si hemos seleccionado algún tipo de pago que admita el sistema de pago en cuotas, se desplegará una nueva ventana en la que se presentarán los períodos de vencimiento de cada una de las cuotas y el importe. Podemos modificar la fecha de vencimiento escribiendo en los cuadros de fechas o seleccionando una fecha directamente del calendario (utilizando los botones ubicados a la derecha de cada cuadro []). Para continuar simplemente presionemos el botón [ Aceptar].

Si tenemos algún problema al momento de la impresión, podremos volver a imprimir los formularios con el botón [ Imprimir].

También podemos generar un informe detallado utilizando el botón [ Informe detallado] esto emitirá un reporte indicando los datos del cliente, del equipo reparado, la reparación realizada, las partes cambiadas y las personas que intervinieron y en que fecha.

Fijado este último paso, el equipo pasará al estado ENTREGADO, con lo cual se da por terminado todo el circuito del equipo dentro de nuestro taller.

Todos los estados por los cuales va pasando el equipo dentro de nuestro taller, van quedando registrados en el sistema con sus respectivas fechas, ver cada estado y calcular los tiempos entre uno y otro puede resultar poco practico, por lo cual se incluyó en el sistema SAT una herramienta que nos permite, en un solo vistazo, ver la evolución de la reparación y calcular los tiempos entre cada estado. Para acceder a esta herramienta tenemos el botón [Organigrama], el cual se ubica en la parte inferior de la columna de botones del menú de logística. En la Figura V-14 se muestra un ejemplo común de un organigrama perteneciente a una reparación terminada y entregada.

Arrastrando el Mouse sobre las cajas del cuadro, se mostrará información complementaria de cada estado, como por ejemplo; el nombre de la persona que intervino en ese punto.

El organigrama solo estará completo cuando el equipo se haya entregado, y debe terminar en ese estado, en caso contrario, estará pendiente por algún motivo.

La forma de leer el organigrama es de derecha a izquierda y de arriba hacia abajo, los días expresados entre las cajas del diagrama son resultados parciales entre las fechas contempladas, el total debe ser contabilizado separadamente y el mismo no se muestra en dicho diagrama.

Dependiendo de si se trata de una reparación directa, o en garantía o si se han tomado señas o pasado presupuestos, etc. el cuadro puede variar y presentarse de varias formas para mostrar correctamente los estados por los que ha pasado el equipo.

Podremos volver a la pantalla principal del sistema de servicios mediante el botón [ Aceptar] ubicado en la parte inferior de la pantalla. El mismo puede ser utilizado en todo momento anulando cualquier acción que no se haya fijado aún.

Nota: Tengamos en cuenta que las acciones explicadas en este capítulo solo podrán ser realizadas con los accesos apropiados. El sistema nos advertirá cuando una acción no puede ser realizada con su nivel de acceso o simplemente se bloqueará la herramienta para proteger los datos.

Capítulo V