Capítulo XXXIV

El sistema SAT cuenta con un módulo de Chat diseñado para la exclusiva comunicación entre los usuarios de este programa. Para ingresar al Chat no se necesitan claves ni la colocación de nicks, ya que el sistema tomará el nombre de usuario y clave que fueron utilizados para ingresar al SAT. Accederemos a esta herramienta desde el menú Comunicaciones – Chat.

Antes de que los equipos de nuestra empresa puedan conectarse al Chat, debemos ejecutar en el servidor de nuestra red el servidor de chat del sistema SAT. El mismo es una aplicación que se instala junto con el sistema SAT, pero que no permanecerá activo a menos que lo ejecutemos manualmente (lo que se recomienda es que se coloque un acceso directo al servidor de chat en el menú inicio de Windows® para que se ejecute automáticamente cada vez que se encienda el equipo). El servidor de chat lleva el nombre de ChatSRV.EXE y podrá encontrarlo en la carpeta de instalación del sistema SAT.

Si el servidor de chat no ha sido iniciado en ningún equipo, se nos dará la opción de ejecutarlo antes de iniciar sesión con el cliente de chat de nuestro sistema SAT, pero la recomendación es que se ejecute manualmente en el servidor así no dejamos el control del salón de chat a cualquiera de los operarios.

Una vez que nuestro servidor de chat esté en línea, todos los equipos de nuestra red que estén corriendo el sistema SAT estarán habilitados para entrar al chat. A continuación daremos algunas pautas para la utilización del chat.

La pantalla básicamente presenta dos cuadros (ver Figura XXXIV-1), el cuadro superior es el que contiene todo el texto de la conversación actual, cada comentario de los usuarios es precedido por el nombre del remitente y el destinatario, si alguno de los mensajes enviados es privado (solo para el destinatario), esto también se indicará en la misma línea.

Bajo este cuadro tenemos el cuadro de texto que nos permitirá publicar nuestros propios comentarios, solo basta escribir directamente y presionar el botón [Enviar] o presionar Enter.

La lista de usuarios conectados se muestra mediante un cuadro desplegable ubicado entre las dos zonas descriptas anteriormente, esto nos sirve para enviar mensajes privados. Un mensaje privado se envía seleccionando el usuario de la lista y escribiendo normalmente en el cuadro de texto. El mensaje se incluirá en la conversación general, pero solo lo verá el usuario que hayamos seleccionado. Al mismo tiempo, cuando se trate de mensajes privados, el sistema SAT alertará de esto al destinatario para que preste atención. Para volver a hacer nuestra conversación visible a todos los usuarios, seleccionemos el usuario que figura con el nick (Todos) y sus mensajes se incluirán como públicos.

Para diferenciar a cada usuario y facilitar la lectura, se incluye el botón [A Fuente], con el cuál podremos seleccionar un color, tamaño y tipo de letra. El sistema recordará esto y si cambia de equipo su configuración permanecerá activa.

Para una mejor comunicación se incluye una lista de emoticons (smiles), totalmente compatible con la de MSN Messenger® de Microsoft®, solo debemos presionar el botón [] y seleccionar de la lista el mas adecuado. También recordemos que podemos utilizar las abreviaturas para dibujar las caritas, Ej.: : ) ; ) : ( etc.

El icono [] permite habilitar y deshabilitar el sintetizador de voz. El sistema SAT puede trabajar con diferentes tecnologías de conversión de texto a audio, las cuales se pueden configurar desde Herramientas – Configurar y entrando a la solapa Varios, esto desde el menú principal del sistema SAT (obtenga mayor información en el capítulo XXVIII).

Si tiene su sintetizador de voz activado podrá escuchar los mensajes recibidos aún teniendo la ventana de chat minimizada.

En la parte inferior de la pantalla veremos nuestro estado actual, verifiquemos estar conectados, caso contrario no podremos participar de la sesión de chat.

El botón [] ubicado en la esquina superior derecha de la ventana, permite cambiar el modo de acoplamiento de la misma, haciendo clic sobre él, cambiará a [], a partir de ese momento podremos mover la ventana a una de las equinas de la pantalla para que se quede pegada y permanezca siempre visible. También podremos fusionarla con otras ventanas que tengan la característica de acoplamiento.

Haciendo clic sobre el botón [] la ventana volverá a su estado normal.

Figura XXXIV‑1 Chat

Por último, en el momento que deseemos podremos guardar el chat asignándolo a una orden de servicio, para ello utilicemos el botón [Guardar Chat en Orden de Servicio]. De esta manera la conversación se registrará en las notas de la orden de reparación seleccionada.

Servidor de Chat

Como se ha explicado antes, el servidor de chat es un módulo independiente del sistema SAT, el cual puede ejecutarse desde cualquier equipo (preferentemente el que actúe como servidor). Simplemente ejecutemos el servidor de chat desde el acceso directo creado en el menú de inicio de Windows®, al hacer esto se desplegará la ventana principal del servidor de chat (ver Figura XXXIV-2), explicaremos a continuación los elementos de esta ventana.

Página Monitor: En esta solapa se encuentra el monitor de estado del sistema de chat, podemos ir viendo quienes entran y salen del salón de chat y ver los mensajes enviados. Se especifica quien envía el mensaje y quien lo recibe, en caso de ser un mensaje para todos, el mismo se identificará como Público. El botón [Limpiar], que encontraremos en la parte inferior, puede ser utilizado para borrar todos los mensajes presentados y dejar la pantalla limpia.

Página Conectados: Presenta una lista con los usuarios actualmente conectados al chat. Seleccionando uno de los usuarios y escribiendo un texto en el cuadro inferior, podemos enviar un mensaje a cualquiera de las personas conectadas sin necesidad de utilizar el módulo de chat, este mensaje se le presentará en una pequeña ventana. Una vez escrito el mensaje debemos presionar el botón [Enviar Mensaje] para que el mismo salga.

Página Usuarios: Esta lista presenta a todos los usuarios que tienen permiso para ingresar al chat, no quiere decir que todos estén conectados.

Página Opciones: Presenta el IP del equipo que actúa como servidor de Chat y el puerto utilizado. Si cambiamos el puerto utilizado por el servidor, deberemos grabar los cambios con el botón [Grabar] y reiniciar todos los servicios. Si estamos utilizando un Firewall (Recomendado), muy probablemente se nos pedirá confirmación para permitir abrir el puerto, a lo cual tenemos que responder afirmativamente para que el sistema funcione correctamente.

En la parte inferior de la ventana del servidor de chat, aparecerá en todo momento el estado del servidor y la cantidad de usuarios actualmente conectados. Más a la derecha tenemos un botón de Play y otro de Stop, con los cuales podremos suspender y reanudar el servicio. El botón [Salir], cierra por completo el servidor y desconecta a todos los usuarios.

Notaremos que la ventana del servidor de chat siempre queda en primer plano, para quitarla del área visual sin cerrar el servicio, utilicemos el botón minimizar de la misma, con lo cual enviaremos dicha ventana al área de notificaciones de la barra de tareas de Windows®. Si necesitamos volver a maximizar la ventana, bastará con hacer doble clic sobre el icono presentado en el área de notificaciones de Windows®.

Figura XXXIV‑2 Servidor de Chat

Compañías de Telefonía Móvil para SMS

El sistema SAT permite el envío de mensajes SMS a celulares de cualquier empresa de telefonía móvil, para que sea posible esto hay que realizar diferentes ajustes en el sistema, uno de ellos es cargar las diferentes compañías que trabajan en nuestra zona, para así después asignarle a cada cliente la que le corresponde y poder enviarle los mensajes según las reglas de su respectiva compañía. Predeterminadamente el sistema SAT trae cargadas a modo de ejemplo una serie de compañías de la República Argentina.

Para acceder a este módulo debemos ir a Comunicaciones – Compañías de Telefonía Móvil para SMS desde el menú principal del sistema SAT. La ventana presentada puede verse en la Figura XXXIV-3.

Figura XXXIV‑3 Compañías de telefonía móvil

Los datos presentados en la ventana principal son:

Compañía de Telefonía Móvil: Es el nombre de la compañía, luego, al cargar los datos de los clientes, se nos presentará una lista en la que seleccionaremos la compañía de telefonía. Esta lista está basada en este campo, por lo cual el mismo debe ser lo más descriptivo posible (no hay reglas de sintaxis para este campo).

Servidor SMS: Es la dirección del servidor de SMS de la compañía telefónica, es el equivalente a lo que se coloca después de la @ en una dirección de correo común.

Caracteres Max.: SMS proviene de Small Messaging Service (servicio de mensajes cortos) los mensajes SMS tienen un limite de caracteres que podremos incluir en un mismo mensaje, excedido este limite el mensaje puede no llegar o llegar cortado. En este campo se debe colocar el número máximo de caracteres por mensaje que permite la compañía. El campo Asunto y nuestra propia dirección de correo también cuentan como caracteres del mensaje.

Código: Cuando ingresemos una nueva compañía el sistema le asignará un código único, este código es el que realmente se guarda en cada cliente o contacto cuando ingresamos sus datos, de esta manera, si el servidor de SMS de una compañía telefónica cambia, podremos cambiarlo de manera general sin tener que ir a cada cliente y realizar la modificación individualmente.

A la derecha de la ventana principal de Compañías de Telefonía Móvil para SMS, tenemos los botones que nos permitirán editar nuestra lista de empresas:

[ Buscar]: Mediante este botón se abrirá una ventana de búsqueda desde la cual podremos localizar una empresa determinada. Seleccionemos en el cuadro Buscar uno de los diferentes conceptos de búsqueda (Código, Descripción o Servidor), luego a la derecha coloquemos el texto a buscar y presionemos el botón [] (también podremos seleccionar la empresa directamente de la lista haciendo doble clic sobre ella). La búsqueda puede ser cancelada en todo momento mediante el botón [].

[ Nuevo]: Utilicemos este botón para agregar una nueva compañía. Una vez cargados todos los datos, presionemos el botón [ Grabar] para salvarlos, o [ Cancelar] para anular el ingreso.

[ Borrar]: Elimina una compañía de la lista. Tengamos en cuenta que al quitarla ya no podremos enviar mensajes de SMS a los clientes que tengan asignada esta compañía. Tratemos siempre de solucionar cualquier problema de servidores modificandolos antes de borrarlos.

[ Modificar]: Pone en modo edición el registro de la compañía actual. Cuando realicemos lo cambios necesarios podemos salvar los mismos con el botón [ Grabar] o descartarlos con el botón [ Cancelar].

[ Siguiente] y [ Anterior]: Permiten navegar en la lista de compañías para localizar la deseada, recordemos que también podemos utilizar el botón buscar cuando tengamos un gran número de empresas.

[ Cerrar]: Cierra la venta de Compañías de Telefonía Móvil. Hagamos esto cuando ya no la utilicemos.

Enviar un SMS

Con el sistema SAT podremos enviar mensajes a teléfonos móviles con el sistema SMS (Small Messaging Service, servicio de mensajes cortos), en varios puntos del sistema encontraremos junto al número telefónico un botón con un teléfono móvil, mediante éste, abriremos el sistema de mensajería SMS integrado al sistema SAT, no obstante también podremos abrir manualmente dicho sistema para enviar un SMS a una persona que no tengamos en ninguna de nuestras agendas. Para ello debemos ir a Comunicaciones – Enviar un SMS en el menú principal del sistema SAT.

Al abrir el sistema de mensajería (ver Figura XXXIV-4) en modo manual deberemos colocar el número de teléfono móvil incluyendo el prefijo correspondiente a la zona, y luego colocar la compañía telefónica a la que pertenece (seleccionar de la lista). Si la compañía telefónica que necesitamos no está en la lista presentada, podremos ir al listado de compañías mediante el botón [] y agregar la misma. El número de móvil y la compañía se traerán completos si estamos llamando al sistema de mensajería desde alguna de las agendas.

En el campo Asunto debemos poner el motivo del mensaje, recordemos que tenemos limitada la cantidad de caracteres que podemos poner por mensaje, y el campo asunto cuenta como parte del mensaje.

En el campo Mensaje escribamos el mensaje que deseemos enviar, veamos que en la parte inferior se nos informa de los caracteres que podremos poner en el mismo (Caracteres Escritos, Restantes y Máximo).

El campo Caracteres comienza con un valor superior a cero, aunque no hayamos escrito nada, esto se debe a que se incluyen dentro del mensaje la cantidad de caracteres ocupados por la dirección de correo de nuestra empresa. En definitiva el total de caracteres escritos es la suma de EL MAIL DE LA EMPRESA + ASUNTO + MENSAJE.

Figura XXXIV‑4 Mensaje a teléfono móvil (SMS)

Cuando terminemos de escribir el mensaje simplemente presionemos el botón [ Enviar] y el mismo se enviará de inmediato vía Internet y sin costo para nuestra empresa. Con el botón [ Cerrar] cerramos la ventana al mismo tiempo que cancelamos el envío.

Dependiendo de la compañía de telefonía el cliente podría necesitar tener crédito en su teléfono móvil para recibir mensajes.

Las empresas de telefonía celular tienen restricciones en cuanto a cantidad de mensajes que pueden ser enviados en un mismo período y desde un mismo correo, puede incluso ser detectado como spam y bloqueado por la compañía telefónica si usa este sistema inadecuadamente, si envía correos masivos y malversa el sistema.

El tiempo de recepción de los mensajes variará también dependiendo de la compañía, puede ser instantáneo como también demorar varias horas e incluso no llegar a destino, esto no es un problema del sistema sino de las propias compañías.

Dependiendo de la compañía de telefonía, el cliente puede tener que pagar el mensaje que usted le envía, aunque para usted no tenga costo.

Para el envío de mensajería es necesario un servidor de SMTP, el mismo es proveído por nuestro proveedor de Internet, y es el mismo que utilizamos por ejemplo para nuestro sistema de correo electrónico. Para ingresar nuestro servidor SMTP debemos ir a Herramientas – Configurar del menú principal del sistema SAT y seleccionar la solapa Mailing, y complete correctamente los datos solicitados, servidor SMTP, dirección de mail y demás datos requeridos (para mayor información consulte el Capítulo XXVIII).

Podemos instalar un servidor SMTP de terceros en nuestro equipo y/o nuestro mismo sistema operativo puede traer uno. Si lo deseamos podemos instalar un SMTP en nuestro sistema y no depender de un servidor externo, para ello consulte la documentación de su sistema operativo. Si instalamos un servidor SMTP en nuestro equipo, la dirección del servidor será LOCALHOST.

El cliente que recibe un MSN de nuestra empresa, puede contestar los mismos enviando un correo a la dirección que les figurará en el mensaje recibido.

Antes de enviar mensajes a teléfonos móviles verifique no estar violando las reglas de la compañía telefónica a la cual pertenece la línea.