Capítulo XXXIII

El sistema SAT tiene la habilidad de confeccionar e-mails automáticos que son enviados a los clientes cuando los equipos en reparación toman un estado determinado, por ejemplo, Presupuestado, Terminado, etc. Dicho sistema de correos automatizados es altamente configurable en cuanto a la información que podremos darle a nuestros clientes y mediante las herramientas explicadas a continuación podemos administrarlos de manera efectiva.

Bandeja de Salida de Correos Electrónicos

Lo primero que sucede, cuando se crea un correo automatizado, es que el sistema SAT lo coloca en una bandeja de salida previa a la propia bandeja de salida de nuestro sistema de correo predeterminado (Outlook®, etc.), esto nos dará la posibilidad de revisar el contenido del mismo antes de que sea enviado, consultarlo para ver cuál fue la información que se mandó, o reenviarlo haciendo modificaciones de ser necesario.

Para acceder a esta utilidad debemos ir a Comunicaciones – Edición de Correos – Bandeja de Salida de Correos Electrónicos, del menú principal del sistema SAT. Al desplegarse la ventana principal de este módulo (ver Figura XXXIII-1), veremos que la misma está dividida en dos secciones, en la parte superior una grilla muestra los mensajes enviados y por enviar, el orden indica la prioridad de salida de los correos.

A continuación veremos el contenido de cada una de las columnas de la grilla:

Env: Esta casilla indica si el correo ya ha sido enviado o si permanece en espera (Marcado = Enviado, Desmarcado = No Enviado). También esta marca puede ser utilizada para reenviar un correo que ya ha sido enviado anteriormente, simplemente basta desmarcar la misma.

Fecha: Es la fecha de envío del mensaje. Si permanece en blanco indica que el mismo no ha sido enviado aún. Esta columna también es la que maneja el orden de salida de los correos.

E-mail: Nombre y correo electrónico de la persona que recibirá el mensaje. El sistema nos permite que corrijamos el mismo en caso de que hayamos cometido algún error en el ingreso.

Asunto: El tema por el cual se le envía el mensaje al cliente. Aparece en la línea del Asunto en el correo, y puede ser cambiado en todo momento de ser necesario.

Service: Es el número de Orden de Servicio del equipo por el cual se está emitiendo el correo.

Al seleccionar cualquiera de los correos desde la grilla, notaremos que abajo se presenta el contenido del mismo, podemos utilizar esto para consultar el contenido del e-mail, para modificarlo antes de enviarlo, o para modificarlo y reenviarlo en caso de que lo hayamos enviado mal la primera vez. Simplemente basta con posicionarnos sobre el cuadro de edición y escribir como en cualquier editor de texto. La información se graba automáticamente.

Figura XXXIII‑1 Bandeja de salida de correos electrónicos

En la parte inferior podemos ver un botón rotulado [ Eliminar], el cual podemos utilizar para quitar cualquier e-mail de la lista, solo debemos posicionarnos sobre el mismo en la grilla y presionar [ Eliminar]. Un e-mail eliminado ya no podrá ser consultado.

Cuando hayamos terminado las consultas, podemos cerrar la bandeja de salida mediante el botón [ Aceptar] ubicado en la parte inferior de la ventana.

Recordemos que para que los correos se envíen en forma automática debemos tener instalado un sistema de correo electrónico en nuestro equipo, el sistema SAT trabaja con su correo electrónico predeterminado. También tengamos en cuenta que debemos tener marcada la opción “Este equipo concentra el sistema de mailing” dentro del módulo de configuración del sistema SAT (ir a Herramientas – Configurar del menú principal del sistema SAT y seleccionar la solapa Sistemas para verificarlo)

Editor de Moldes Para Correos Automatizados

Ya hemos visto que el sistema SAT tiene la particularidad de crear los correos electrónicos por nosotros, con información de importancia para nuestros clientes. Veremos que los mismos toman un formato estándar según el estado que estén informando, este formato de los correos puede ser cambiado a nuestro gusto mediante el Editor de Moldes, el mismo nos permitirá personalizar el contenido e incluir la información que deseemos informar en cada uno de los puntos en que el sistema realiza los envíos.

Para acceder al editor debemos ir a Comunicaciones – Edición de Correos – Editor de Moldes para Correos Automatizados, del menú general del sistema SAT. Al abrir el editor (ver Figura XXXIII-2) nos encontraremos con los siguientes datos:

Descripción del Correo: Aquí podemos seleccionar el molde del correo a editar, abramos el cuadro mediante la flecha de la derecha y seleccionémoslo de la lista. Este cuadro es de solo lectura.

Asunto: Indica el asunto con el cual se enviarán todos los correos del tipo seleccionado en el cuadro “Descripción del Correo”.

Cuerpo: Es el cuerpo del e-mail en forma de molde. Este molde contiene el texto del correo y variables del sistema que simbolizan datos a ser tomados al momento de la creación del e-mail. Por ejemplo la variable [CLIENTE.RAZON] será reemplazada por el nombre del cliente cuando el mail se envíe. En la Figura XXXI II-1 puede verse un ejemplo de cómo el sistema cambia todas las variables por datos reales de nuestra base de datos.

Lista de Variables: Aquí se presenta una lista de variables que podremos utilizar para crear nuestros moldes de correo. Podemos seleccionar una de la lista y agregarla al cuerpo del e-mail haciendo doble clic sobre la misma, o presionando el botón [ Insertar Variable] ubicado debajo. Notemos que la nueva variable se inserta en el punto en que dejamos el cursor dentro del texto del cuerpo. Las variables se distinguen por estar encerradas entre corchetes, es válido también que escribamos directamente las variables en lugar de insertarlas, siempre que respetemos el formato indicado.

Figura XXXIII‑2 Editor de moldes para correos automatizados

Cuando realicemos cambios en cualquiera de los moldes, los mismos no se guardarán hasta que presionemos el botón [ Grabar] ubicado en la parte inferior.

Para nuestra tranquilidad, y que podamos realizar todas las pruebas necesarias hasta obtener el mejor molde posible o el más adecuado a nuestro sistema de trabajo, se incluyó un botón [ Restaurar Original], con el cual podremos recuperar el formato original para el molde seleccionado, solo recordemos grabar los cambios luego de restaurar.

Para finalizar, mediante el botón [ Cerrar] podemos salir del Editor de Moldes.

La utilización de esta herramienta puede resultar hasta vital en casos en los que nuestro taller se vea agobiado por la gran cantidad de consultas telefónicas recibidas por parte de nuestros clientes, esta herramienta, en conjunto con la bandeja de salida de correos y los correos automatizados, pueden ahorrarnos muchísimo tiempo valioso. También cabe mencionar otra herramienta de igual intención que es el SAT Web Server, el cual nos conviene aprender a utilizar y aprovechar (vea más sobre este tema en este mismo manual).