Manual del Usuario del Sistema Administrativo para Talleres SAT

El sistema SAT cuenta con un servidor de Internet integrado, el cual estará disponible dependiendo de la versión de SAT que hayamos adquirido. Dicho servidor nos permite crear una puerta a Internet y publicar los registros de nuestras bases de datos para que nuestros clientes puedan verlos y tener la última información sobre el estado de sus equipos, realizar consultas, cotejar información, etc. En la versión SAT con E-Commerce también se podrán realizar ventas de productos, para ello el sistema tomará estos artículos directamente desde el stock que tenga cargado en el SAT.

Para cargar el sistema SAT Web Server vayamos a Comunicaciones – SAT Web Server, del menú principal de nuestro sistema. Esto abrirá la ventana principal del servidor de Internet (ver Figura XXXII-1), en la cual se iniciará una secuencia de conexión y enlace a nuestro sitio web previamente creado.

Si bien el sistema SAT Web Server puede funcionar hasta con conexiones Dial Up, e incluso sin conexión, recordemos que para que nuestros clientes puedan realizar consultas, debemos estar conectados permanentemente a Internet, ya que este sistema trabaja en tiempo real.

Solapa Estado: Muestra información sobre el estado de conexión del servidor.

Solapa Configuración: Permite realizar varios ajustes, como cambio de IP, Puerto, Sitio FTP, etc.

Ante todo debemos colocar correctamente los datos solicitados en la solapa Configurar (ver Figura XXXII-2):

Sitio FTP Designado: Aquí se debe colocar la dirección completa FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) donde se encuentra nuestra página web, esto es sumamente necesario, ya que el sistema copiará un pequeño archivo HTML con un redireccionador, el cual realiza el vínculo entre nuestro sitio web y nuestro servidor de datos. Dicho archivo HTML debe ser llamado desde una de las páginas de nuestro sitio, simplemente debemos crear un enlace a REDIR.HTM y listo.

El archivo REDIR.HTM se crea automáticamente para guardar el IP actual de nuestro equipo y el puerto de conexión, de manera que si el mismo cambia, esto no afecte en nada el funcionamiento de nuestro sitio web.

Nombre de Usuario y Contraseña: Aquí debemos colocar el usuario y contraseña para acceder al servicio FTP, esto es necesario ya que para copiar archivos a nuestro sitio, debemos antes loguearnos con las credenciales adecuadas.

Vía de Resolución de IP: Se utiliza para colocar la dirección de un sitio que informe el número de IP de conexión a Internet. El sistema no puede determinar la IP real de conexión sin reflejarla en una dirección que devuelva el IP correcto, por ello se han puesto varios ejemplos de sitios que proveen este servicio, solo debemos seleccionar uno de ellos, o colocar uno manualmente. Debe comprobar regularmente que los mismos estén en funcionamiento.

IP de Salida a Internet: Aquí figura un número de IP, este número se obtiene generalmente en forma automática, por lo que en la mayoría de los casos no habrá que cambiarlo. El IP corresponde a la conexión que tiene salida a Internet. Dependiendo de la forma en que tengamos acceso a Internet, puede que necesitemos colocar este número manualmente, para ello deberemos tildar la casilla “Asignar IP Manualmente” y a continuación cambiar el IP, ya que de lo contrario el sistema tratará de encontrar el IP automáticamente.

El Sistema SAT Web Server comprueba automáticamente si el IP del equipo cambia y realiza los ajustes necesarios para que nuestros clientes no pierdan la conexión con nuestro servidor, por lo que no necesitaremos tener un IP fijo para montar nuestro propio servidor (la comprobación de IP solo funcionará si no hemos seleccionado la opción “Asignar IP Manualmente”).

Puerto: Indica al sistema que puerto queremos utilizar para montar nuestro servidor web. Normalmente un servidor web se monta en el puerto 80, pero puede que necesitemos cambiarlo (si ya tenemos funcionando otro servidor en nuestra red). Tener el servidor de SAT corriendo en paralelo con otro servidor es perfectamente posible si cambiamos este número por un puerto que no se esté usando.

Asignar IP Manualmente: Se emplea en los casos en que la resolución del IP no se pueda realizar en forma automática, no es muy común que el IP no se pueda resolver, pero puede darse el caso en redes con varios switch's o routers.

No insertar hipervínculo en index.htm: El sistema SAT puede verificar si la página principal de nuestro sitio web contiene un link hacia el archivo redir.htm (el cual permite redireccionar las llamadas hacia nuestro servidor local). Marquemos esta casilla únicamente si no deseamos que el SAT compruebe la existencia del link en su sitio. Si la casilla está desmarcada el sistema verificará si dicho link no existe, de no existir se creará automáticamente en la parte inferior de la página de inicio. Para que esto sea posible se deben tener en cuenta lo siguiente:

Botón [ Modificar]: Mediante este botón haremos que el sistema entre en modo edición, en dicho modo podremos cambiar los datos de conexión, FTP, Usuario y Contraseña.

Botón [ Cancelar]: Veremos aparecer este botón solo cuando estemos en modo edición, con el mismo cancelaremos cualquier cambio que podamos haber hecho, retornando a la configuración anterior.

Botón [ Grabar]: Graba la nueva configuración y reintenta la conexión con los nuevos parámetros.

Botón [ Desconectar]: Cierra el sistema SAT Web Server, hacer esto o cerrar el sistema SAT hará que nuestro servidor de datos deje de prestar servicios, por lo tanto nuestros clientes dejarán de tener acceso a los datos produciéndose un error cuando intenten una búsqueda.

Botón [Probar Servidor]: Este botón nos permite ver si el servidor se encuentra trabajando correctamente a modo local, el funcionar correctamente a modo local no implica que lo hará de igual manera en Internet, esto dependerá de si realizamos correctamente la configuración del FTP. Al presionar el botón se abrirá la ventana de consultas predeterminada, en la cual podemos realizar consultas.

El botón Minimizar del servidor web actúa de manera particular, al presionarlo enviaremos la ventana al área de notificaciones de la barra de tareas de Windows®, de esta manera queda funcionando el servidor y no interfiere con nuestro trabajo. En caso de querer abrir la pantalla del servidor, simplemente basta con hacer doble clic sobre el icono creado en el área de notificación.

Cualquier persona con conocimientos de HTML puede potenciar este servidor modificando el ejemplo entregado INDEX.HTM, que se puede encontrar dentro de la subcarpeta WEB de la carpeta de instalación del sistema SAT, o agregando sus propios diseños. Las posibilidades son infinitas, sin embargo, no recomendamos hacer módulos para escribir datos en las bases, como por ejemplo altas de servicios y demás, ya que el sistema SAT es muy complejo e imposible de predecir para alguien que no tiene conocimientos del mismo a nivel estructural.

Por último, recuerde que proporcionar una entrada a sus sistemas desde Internet conlleva riesgos altos, posibilidad de intrusiones, de virus, etc. Por lo cual sus equipos deben estar debidamente configurados a nivel de seguridad, nosotros desligamos responsabilidades por daños que se pudieran suceder por la mala implementación del servicio y/o por intromisión de terceros.

Recomendamos entonces un buen Firewall y un antivirus actualizado como mínimo. El Firewall muy posiblemente le solicite permiso para dejar salir el sistema SAT a Internet, a lo que tiene que responder afirmativamente para que funcione correctamente.

El antivirus de Norton® incluye en su configuración una opción denominada Activar Protección del Gusano Del Internet, si bien esto no afecta en absoluto al sistema SAT, esta opción puede impedirle a usted ingresar a su sitio FTP, por lo cual probablemente deba desactivarla para que el sistema SAT pueda copiar el archivo de enlace.

Durante la conexión con el sitio, la transferencia de archivos y consultas entrantes, se mostrarán mensajes en la ventana del SAT Web Server, leamos dichos mensajes para verificar el correcto funcionamiento.

Si en algún momento perdemos la conexión a Internet, el sistema reintentará conectarse automáticamente para evitar dejarnos sin este vital servicio.

Si estamos accediendo a Internet mediante un router, debemos desviar el puerto 80 (o el que hayamos configurado para el servicio), al equipo donde se esté corriendo el SAT Web Server. Esto hará que las llamadas al puerto 80 del router se desvíen al equipo adecuado y funcione todo correctamente. A esta practica se la conoce como Port Forwarding (reenvío de puertos), podemos hallarla en nuestro router como DNAT, NAT, NAPT, o similar. Se puede acceder a la configuración del router, generalmente, poniendo el número de IP del mismo en una ventana de Explorer®. La configuración puede ser desde; muy sencilla, hasta extremadamente complicada, por lo que probablemente deberemos acudir a nuestro administrador de red para que habilite el puerto necesario.

Cuando nuestro servidor de Internet se esté ejecutando adecuadamente, los clientes podrán entrar al sitio web para consultar el estado de las reparaciones, comprar productos y realizar consultas. Si se trata de clientes que han dejado productos en nuestro taller, probablemente ya el sistema SAT les haya enviado un e-mail automático con una clave de acceso que podrá utilizar para el ingreso, no obstante, si es un cliente que nunca ha visitado nuestro taller, podrá registrarse fácilmente desde la misma ventana de inicio de sesión, la cual puede apreciarse en la Figura XXXII-3.

Para ingresar al sitio los clientes utilizarán su ID de Usuario (correo electrónico del cliente) y luego la contraseña proporcionada oportunamente. A continuación se deberá presionar el botón [Iniciar Sesión] para que la contraseña sea validada.

Aquellos clientes que ingresen por primera vez y que no posean una contraseña, podrán registrarse haciendo clic en el link ¿No está registrado aún? REGÍSTRESE AHORA!!!, mediante el cual se le permitirá ingresar sus datos y se le proporcionará una contraseña para que pueda operar en el sistema (se deberán proporcionar los datos correctamente ya que el sistema envía un e-mail al cliente para asegurarse de que los datos sean validos).

Si el cliente ya se encuentra registrado pero ha olvidado su contraseña, podrá recuperar la misma mediante el link ¿Olvidó su contraseña?, con el cual se enviará un correo al cliente informando su contraseña.

El sistema también ofrece la posibilidad de cambiar las contraseñas. Ya que las claves son generadas aleatoriamente, puede que los clientes las quieran cambiar para facilitar recordar las mismas, para ello se incluye el link Cambiar Contraseña, con el cual se podrá realizar esta acción solo proporcionando el e-mail, la contraseña actual, y la nueva contraseña que se desee utilizar.

En todo momento podremos ver que en la esquina superior izquierda de la pantalla estarán habilitados los iconos que permiten ingresar a las diferentes páginas del sitio, de hecho, no es necesario iniciar sesión en el sistema para explorar las diferentes páginas, pero no se podrán realizar acciones restringidas como, comprar productos, realizar consultas de estados de reparaciones o hacer preguntas. Antes de poder realizar cualquiera de estas acciones el sistema solicitará el nombre de usuario y la correspondiente clave de ingreso.

A continuación se presenta una lista de los íconos disponibles y su función correspondiente:

	Nos envía a la página principal de nuestro sitio.
	Datos para contactarse con la empresa.
	Compra de artículos en línea.
	Consulta de órdenes de reparación.
	Inicio de sesión y actualización de información personal.

Como se explicó anteriormente, no todos los posibles clientes tendrán una clave de acceso para poder ingresar al sitio, aquellas personas que ingresen con el propósito de comprar productos, o aquellas personas que no hayan dejado una dirección de correo electrónico al registrarse en nuestro taller, deberán registrarse en el sitio web proporcionando una serie de datos para poder ser validados.

En la ventana de inicio se incluye el link ¿No está registrado aún? REGÍSTRESE AHORA!!!, haciendo clic en dicho link se presentará la ventana de registro de usuarios (ver Figura XXXII-4) en la cual deberá completar los siguientes datos: Razón Social, Domicilio, País o Región, Provincia o Estado, Localidad, Código Postal, Teléfono Particular e E-mail. El e-mail proporcionado debe ser real, ya que en el proceso de registro se enviará un e-mail al cliente con su correspondiente clave de ingreso al sistema, sin la cual no podrá operar en el mismo.

Completados todos los datos se deberá presionar el botón [Enviar], inmediatamente el cliente recibirá en la casilla de e-mail proporcionada, una clave de ingreso al sistema generada automáticamente por el sistema. Dicha contraseña puede ser cambiada en todo momento por el usuario desde la ventana de inicio de sesión mediante el link Cambiar Contraseña.

Cuando un nuevo usuario se registra, en nuestro módulo de E-Commerce se generará una nueva ficha conteniendo los datos del usuario, esta ficha podrá luego ser transferida a nuestra agenda de clientes habituales.

De la misma manera, si creemos oportuno quitar a un cliente de la lista de admitidos en el sitio web, podremos hacerlo eliminando su ficha.

Los clientes podrán modificar sus datos personales en cualquier momento, para ello deberán ingresar al sitio con su usuario y contraseña, y luego ir a Inicio de Sesión. Utilizando el link Cambiar Información Personal se presentará una nueva página (ver Figura XXXII-5), en la cual se permitirá modificar los datos ingresados anteriormente.

Una vez cambiados los campos deseados, se debe presionar al botón [Actualizar] para que los cambios tengan efecto.

Como podremos apreciar, la clave de usuario es el único campo que no podremos cambiar desde aquí, para cambiar la clave se debe entrar a la página de Inicio de Sesión y utilizar el link Cambiar Contraseña.

Una de las funciones principales del servidor web del sistema SAT, es proporcionar un medio a nuestros clientes para poder consultar el estado de sus reparaciones vía Internet.

En la parte superior izquierda de las páginas de nuestro sitio, en el área de iconos, se deberá seleccionar el ícono Consulta de Orden de Reparación (representado por una llave de tuercas), esto llevará al cliente a la página de consulta de órdenes de reparación (ver Figura XXXII-6), en la cual podrá consultar el estado de sus reparaciones y realizar preguntas.

Para poder realizar preguntas al taller, el cliente previamente debe haber iniciado sesión en el sitio.

La búsqueda se realiza de la siguiente manera: En el cuadro “Nº de Orden” el cliente deberá colocar solo la parte numérica de su orden de reparación, por ejemplo, para la orden 00000016/S01/GAR/SAR, se deberá colocar únicamente 16. Luego se debe presionar el botón [Consultar] y la información correspondiente se desplegará en la página.

Las órdenes de reparación que un cliente puede consultar son solo las propias, es decir, no podrá consultar órdenes de reparación de otros clientes, el sistema le dará aviso si ha colocado mal el número de orden y si no pertenece a un equipo de su propiedad.

En la parte inferior de la página de consulta veremos un sector rotulado NUEVA CONSULTA, en el cual la persona que está realizando la consulta puede hacer preguntas referentes al estado de su reparación, para que luego sean contestadas por nuestro personal.

Una vez realizada la pregunta utilicemos el botón [Enviar Consulta] para que la misma sea remitida al taller. En ese preciso momento veremos en la pantalla de nuestro sistema SAT un mensaje emergente con la consulta que nos están haciendo desde Internet, con este sistema de mensajería instantánea podemos darle a nuestros clientes las respuestas que necesita al instante.

Cuando se despliegue en nuestro sistema la ventana emergente con las consultas de nuestros clientes (ver Figura XXXII-7), podremos responderlas escribiendo en el cuadro Respuesta y presionando el botón [ Aceptar].

Con el botón [ Cancelar] solo pospondremos momentáneamente la respuesta, por lo cual, si no queremos ver las consultas en pantalla, debemos marcar la casilla ubicada en la parte inferior “No quiero ver las consultas de los clientes en mi equipo”.

Las respuestas son enviadas de inmediato, y la próxima vez que el cliente consulte el estado de su equipo en Internet, verá la respuesta que le hemos dado.

Toda respuesta que demos quedará registrada en las notas de los equipos pertinentes, no obstante, y para un mejor seguimiento de las consultas, el sistema SAT incluye un contenedor de mensajes entrantes, para acceder a él, debemos ir al menú principal del sistema SAT Comunicaciones – Consultas Realizadas Vía Internet, seleccionada esta opción se abrirá el contenedor de mensajes (ver Figura XXXII-8), en donde veremos una grilla con dos columnas, Fecha y Nº de Orden, la fecha incluye el día y la hora en que se envió la consulta, las consultas más nuevas aparecerán arriba.

Veremos que algunas líneas aparecen en negro y otras en rojo, las líneas de la grilla que aparecen en rojo, son preguntas sin respuestas.

Para responder las preguntas sin respuestas, debemos hacer doble clic sobre ellas y se nos abrirá la ventana emergente de consultas, donde podemos dar respuesta a la pregunta recibida (ver Figura XXXII-7). Lo mismo podemos hacer para cambiar una respuesta que ya hemos dado, o simplemente para hacer una consulta.

Como ya hemos dicho, existe una manera de hacer que las ventanas emergentes de consultas no se desplieguen instantáneamente, pero puede que queramos volver a activar esta característica si la necesitamos más adelante, para ello debemos marcar la casilla “Quiero ver las consultas al instante”, ubicada en la parte inferior del contenedor de mensajes (ver Figura XXXII-8).

Cierre la ventana de consultas mediante el botón [ Aceptar] cuando ya no lo use.

Recordemos que para utilizar el sistema de consultas vía web, antes debemos haber configurado adecuadamente el sistema SAT Web Server.

Al ejecutar el servidor web del sistema SAT también estaremos publicando en Internet un completo sitio de ventas en línea. El sistema trabaja de la siguiente manera, el stock de repuestos y/o artículos cargados en nuestro sistema SAT, con sus respectivos costos y tipo de moneda empleada, son puestos en el sitio automáticamente, es decir, el hecho de estar cargados en el sistema SAT ya es suficiente, no requiere otro tipo de atención especial. Cada artículo puede tener hasta tres imágenes asignadas, las mismas también son las que cargamos en la ficha de cada artículo de nuestro inventario.

Para ingresar al sitio se debe seleccionar el icono Compras (representado con un carrito de compras), al ingresar se desplegará una página nueva (ver Figura XXXII-9), con un cuadro de búsqueda rotulado ¿Qué está buscando?, en el mismo, el cliente deberá poner una descripción o código que le permita ver si contamos con el artículo deseado. A la derecha del cuadro de búsqueda se muestra un cuadro desplegable que presenta 4 opciones: Todos, Código, Descripción, Artículo. Estos son los campos por los cuales el cliente puede filtrar los registros devueltos, predeterminadamente se busca en todos los campos, pero usuarios expertos pueden lograr mejores resultados filtrando la información. Una vez seleccionadas las opciones de búsqueda solo se debe presionar el botón [Buscar] y se devolverán los registro que coincidan con la búsqueda.

Cada artículo se presentará con una foto (si la hubiéramos cargado), luego se pondrá el número de artículo, el código y la descripción, en la columna stock se mostrará la cantidad de artículos de este tipo disponibles, y en la columna precio, el precio final de venta en su correspondiente moneda.

Haciendo clic sobre los encabezados de las diferentes columnas se podrá alterar el orden permitiendo, por ejemplo, ver los productos ordenados por precio.

La cantidad de artículos mostrados por página es de 20, si la consulta devolviera más de esa cantidad de artículos, se paginará la misma, pudiendo acceder a las demás páginas mediante un índice colocado en la parte inferior.

A la izquierda de la página veremos las Categorías de Productos, esto nos permite realizar una búsqueda rápida de determinado tipo de artículos, la forma de navegación es haciendo clic sobre los vínculos para ir abriendo las diferentes categorías. Los números ubicados a la derecha de cada categoría, indican la cantidad de productos dentro de la misma. Estas categorías son las asignadas como grupo y subgrupo al cargar cada artículo en el sistema SAT.

Una vez que el cliente identifique el artículo que desea, deberá hacer clic sobre el mismo para desplegar la información detallada y proceder a la compra si así lo quisiera (ver Figura XXXII-10).

En la página de detalle del artículo se presentarán las demás imágenes disponibles y las notas especiales que se hayan cargado, también se incluyen los comentarios realizados por los clientes y las respuestas que se les han dado a los mismos.

También se le permitirá al cliente realizar una nueva consulta mediante el botón [Hacer una Pregunta], simplemente deberá colocar su nombre de usuario y contraseña para validarlo, y a continuación ingresar la consulta. Si el cliente ya ha iniciado sesión con su usuario y contraseña, no le serán solicitados estos datos, salvo que haya pasado un tiempo considerable desde su búsqueda anterior, en cuyo caso el sistema volverá a solicitar el correspondiente nombre de usuario y contraseña por un tema de seguridad.

Las preguntas realizadas se contestan directamente desde el módulo de E-Commerce del sistema SAT yendo al menú Comunicaciones y entrando a la opción E-Commerce. Las repuestas se reflejan instantáneamente en el sitio.

Para comprar el artículo seleccionado, el cliente deberá colocar la cantidad deseada presionar el botón [Comprar], si aún no ha iniciado sesión se le pedirá su usuario y contraseña antes de permitirle realizar la compra, seguidamente se presenta nuevamente la información del artículo y se pide confirmación antes de proceder. Una vez realizada la compra se enviará un e-mail de aviso al cliente y se realizará el movimiento en el módulo de E-Commerce del sistema SAT para permitir luego realizar el seguimiento y la facturación.

El módulo de E-Commerce se incluye para controlar el sistema de ventas en línea proporcionado por el sistema SAT WebServer, este módulo no se incluye en todas las versiones del sistema SAT y se utiliza en conjunto con el sistema de ventas en Internet.

Para ingresar debemos ir a Comunicaciones – E-Commerce en el menú principal del sistema SAT.

Solapa Preguntas: Aquí se presentan las preguntas realizadas acerca de un artículo en venta en nuestro sitio. En la grilla superior se indican las fechas tanto de las preguntas como de las respuestas, los artículos en cuestión y los nombres de las personas intervinientes. Haciendo clic sobre las diferentes líneas de la grilla, se pueden ir viendo (en los dos cuadros de la parte inferior), las preguntas y respuestas, tanto si la misma ha sido ya respondida o no. Las preguntas y respuestas pueden ser modificadas en cualquier momento. Recordemos que esta información la verán nuestros clientes al consultar el artículo en el sitio web.

El botón [ Borrar], ubicado en la parte inferior de la grilla, nos permitirá eliminar cualquiera de las preguntas realizadas, con lo cual se retirará también del sitio web.

Solapa Ventas: Aquí se muestra la lista de artículos comprados por nuestros clientes en el sitio web. En la parte inferior de la grilla tenemos dos botones:

[ Borrar]: Permite eliminar la línea de la grilla sobre la que estemos posicionados.

[ Facturar Ítem]: Abre el módulo de facturación y nos permite realizar la factura correspondiente a la venta del artículo sobre el cual estamos posicionados en la grilla.

Solapa Usuarios: Presenta una lista de todos los usuarios registrados en el sitio web. En la parte inferior se proporcionan dos botones:

[ Borrar]: Permite eliminar la línea de la grilla sobre la que estemos posicionados, eliminar un usuario es la mejor manera de impedir el acceso del mismo a nuestro sitio.

[ Copiar a Clientes]: Este botón nos permite copiar la ficha completa del usuario seleccionado a nuestra agenda de clientes habituales. Esto nos permitirá agilizar en gran manera la carga de datos personales.

Capítulo XXXII