Capítulo X

Mediante la opción Facturación / Ventas del menú principal del sistema SAT accederemos a un nuevo menú que presentará varias opciones para emitir distintos tipos de factura.

Las opciones presentadas en dicho menú son las siguientes:

Emitir Facturas o Tomar Señas (Solo mercadería).

Emitir Facturas por Servicios de Instalación y/o Mantenimiento.

Emitir Notas de Crédito.

Emitir Notas de Débito.

Consultar Facturas ya Emitidas.

A continuación se verán en detalles cada una de estas aplicaciones.

Emitir Facturas o Tomar Señas (Solo mercadería)

Este módulo del sistema SAT nos permite realizar la venta de repuestos, además de permitirnos al mismo tiempo tomar una seña en caso de que no dispongamos del repuesto requerido.

Para ingresar al módulo de venta y seña de repuestos vayamos a Sistemas – Facturación - Emitir Facturas o Tomar Señas (Solo mercadería) del menú principal del sistema SAT. La pantalla principal del módulo de facturación es la presentada en la Figura X-1.

Figura X‑1 Facturación

Ya sea si estamos queriendo vender un repuesto como así también si estamos queriendo tomar una seña, deberemos ingresar los datos del cliente en la parte superior de la ventana. En este punto, siempre coloquemos primero el nombre del cliente, el sistema completará las demás casillas si dicho cliente ya está registrado en nuestra agenda (esto puede suceder por dos motivos, si el cliente realizó una compra anterior o si trajo un equipo a reparar en algún momento).

Recordemos también, que como en cualquier otro módulo del sistema SAT, podemos buscar el cliente manualmente en la agenda utilizando el botón [] ubicado a la derecha de la casilla rotulada Razón Social.

En la parte superior también veremos la fecha de facturación, predeterminadamente se pone la fecha actual, pero opcionalmente podremos cambiarla con ayuda del botón [] ubicado a la derecha de dicha casilla de fecha.

En la grilla presentada en la parte inferior se mostrarán las partes que se agregarán a la factura. Aquí tenemos 3 solapas:

Factura: Es la lista de repuestos o mercadería que estamos por vender. En caso de que lo que estemos por hacer es una seña esta solapa estará deshabilitada.

Seña: Esta solapa se activará cuando estemos realizando una factura de pago por seña de repuestos o mercadería. Aquí encontraremos una grilla igual a la presentada en la solapa Factura, la misma contiene los repuestos a señar.

Notas: Ingresemos aquí cualquier nota que deseemos imprimir al pié de la factura o la seña.

Mediante el botón [ Insertar Ítem] podremos agregar uno o más repuestos a la factura actual, éste botón solo se habilitará si ya hemos completado los datos del cliente que realizará la compra.

El botón abrirá la ventana Búsqueda de Repuestos del Sistema de Repuestos (ver Figura II-5 en el capítulo II), seleccionemos el primer repuesto solicitado por el cliente y presionemos [] o hagamos doble clic sobre la parte para volver al módulo de facturación con la parte seleccionada.

Lo siguiente que veremos es la ventana Nuevo Ítem (ver Figura X-2) desde la cual podremos agregar el repuesto a la factura.

Aquí deberemos proceder de la siguiente manera:

En el cuadro Depósito, debemos seleccionar el depósito de donde vamos a sacar el repuesto a vender. En caso de no tener provisión de este repuesto en ninguno de los depósitos, la selección del depósito será indiferente para el sistema, por el hecho de que no se permitirá la venta de la parte.

El cuadro Ubicación muestra la ubicación física del repuesto dentro de nuestro stock, esto nos facilitará la tarea al momento de buscar el repuesto en el inventario.

Se nos pedirá también que aclaremos el Modelo del equipo en el que se utilizará el repuesto, esto está pensado para el caso de las señas, ya que una seña implica generar un pedido a uno de nuestros distribuidores, al ofrecerle este dato al mismo, nos aseguraremos de que la parte que nos envíen sea para el modelo correspondiente, aunque lo que se nos entregue sea un reemplazo.

El Dealer se nos pedirá por dos motivos, si se trata de un repuesto a señar, el dealer será el distribuidor a quien pediremos el repuesto, por otro lado si es una venta, el dealer se utilizará para la cotización del repuesto.

Figura X‑2 Nuevo Ítem

Los siguientes dos datos que se piden determinan que hará el sistema con el repuesto seleccionado. En el cuadro Cantidad se colocan los repuestos a vender (notemos que no podemos vender repuestos si no tenemos en stock). En el cuadro Señar se deben colocar los repuestos que el cliente señará (normalmente esto se hace si no tenemos en stock, pero podemos elegir cuando tomar una seña, quizás no podamos quedarnos sin provisión de este repuesto). También podremos combinar ambas opciones de manera que podremos venderle algunos repuestos al cliente y tomarle seña por algunos otros.

El Precio Unitario sin IVA se coloca en forma automática, pero podremos optar por cambiar el mismo manualmente. Recordemos que el dealer seleccionado influye directamente en el precio arrojado por el sistema. Verifiquemos siempre la Fecha de Costo (ver cuadro de la derecha), para comprobar la vigencia del precio del repuesto.

El Precio Unitario con IVA y el porcentaje de IVA aplicado, se muestran a la derecha solo a modo de consulta.

Las siglas IVA representan el impuesto agregado al valor real, esta descripción varía según el país.

La casilla Dólares indica que el precio del producto está en dicha moneda. El sistema SAT puede trabajar con dos monedas distintas, predefinidamente ésta viene establecida como Dólar, pero podremos cambiarla ingresando a Herramientas – Datos de mi Empresa del menú principal del sistema SAT. Las cotizaciones en monedas secundarias se cambian a la moneda primaria antes de realizar la operación, para ello se utiliza el sistema de paridad al cual se accede desde el menú principal del sistema SAT yendo a Gestión – Paridad Entre Monedas.

Completados los datos requeridos debemos presionar el botón [ Aceptar] para que el sistema agregue el repuesto a la factura de venta o de seña según corresponda. Podremos también cancelar el ingreso del repuesto mediante el botón [ Cancelar] si esto es necesario.

Repitamos los pasos anteriormente descritos hasta ingresar todos los repuestos solicitados.

El botón [ E-Commerce] nos permite buscar repuestos solicitados vía Internet en nuestro sitio web (ver Capítulo XXXII). El mismo estará disponible solo si hemos cargado el nombre de algún usuario que haya realizado alguna compra por Internet. Al presionar este botón se abrirá una ventana de búsqueda con todas las partes solicitadas por el cliente, simplemente debemos seleccionar el artículo deseado y presionar [] para agregarlo a la factura actual.

Si ingresamos algún repuesto por error, podremos borrarlo de la lista seleccionando el mismo en la grilla correspondiente y presionando el botón [ Eliminar Item] (ubicado en la ventana principal del sistema de facturación).

Habiendo cargado todos los repuestos solicitados, procederemos a la facturación de los mismos, para ello utilicemos el botón [Emitir Factura/Seña] ubicado en la ventana principal del sistema de facturación.

De haberse ingresado repuestos en la factura de venta, se nos solicitará asignar el número de factura que utilizaremos, coloquemos el mismo y presionemos [ Aceptar].

Si además estamos tomando una seña por repuestos, se nos presentará una ventana como la de la Figura X-3 en la que se nos pedirá el número de factura asignado y el monto de la seña que deberá dejar el cliente para que procedamos con el pedido de los repuestos.

Figura X‑3 Tomar Seña

El Número de Seña será asignado por el sistema y se imprimirá en la factura, para que el cliente luego pueda consultar si sus repuestos han llegado con solo proporcionarnos este dato.

La seña que el cliente deberá dejar es sugerida por el sistema en base al total de la compra (50% redondeado).

Presionemos [ Aceptar] cuando hayamos verificado los datos de la ventana de Señas para imprimir la factura.

El sistema puede en este momento solicitar que se carguen los números de serie de los componentes que se están facturando, esto solo en el caso de que tengamos activada la opción de control de números de serie en el menú de configuración del sistema SAT (ver Capítulo XXVIII), si es este el caso se desplegará una ventana con el título “Control de Números de Serie de Componentes” en esta ventana se presentará el número del artículo entregado y un sector para escribir el número de serie. Una vez colocado el número de serie simplemente hagamos clic sobre el botón [ Aceptar] o en caso de no necesitar guardar el número de serie de este artículo, presionemos el botón [ Cancelar].

Nota: Cada vez que realizamos una venta, el sistema realiza una serie de tareas automáticas por nosotros, veamos cuales son:

1.- Genera un registro en el historial de facturación que nos permitirá consultar la factura más tarde e incluso reimprimirla si así lo requerimos.

2.- Saca los repuestos del depósito que seleccionamos al momento de la asignación del repuesto.

3.- Realiza el movimiento de salida indicando el número de factura y el valor del repuesto vendido.

4.- Hace la operación correspondiente en la caja indicando en el detalle el número de factura asignado, y en la columna del Haber, el monto de lo facturado.

5.- Almacenar los números de serie de los artículos ingresados, para luego poder ser consultados en la solapa SERIES del sistema de Administración de Repuestos y Mercadería (solo en caso de que este sistema esté activado en el menú de configuración).

Por otra parte si estamos también emitiendo una seña, el sistema realizará las siguientes tareas adicionales:

1.- Generará un registro en el historial de facturación, con el cual podremos luego saldar la seña tomada y/o consultar los repuestos que faltan llegar para completar el pedido.

2.- Hace la operación de caja indicando en el detalle el número de factura asignado y el número de seña, así como también completa la columna del Haber con el importe de la seña dejada por el cliente.

3.- Crea un pedido en el módulo de Pedidos (Sistemas – Pedidos en el menú principal del sistema SAT), mediante el cual solicitaremos los repuestos al distribuidor que corresponda. Se recomienda muy especialmente que el Sistema de Pedidos (incluido en el sistema SAT) sea utilizado, ésta es una poderosísima herramienta que aprenderemos a valorar (este módulo será explicado detalladamente en el capítulo siguiente).

Emitir Facturas Por Servicios de Instalación y o Mantenimiento

Este módulo del sistema SAT nos permite confeccionar facturas por servicios realizados a nuestros clientes.

Para ingresar vayamos a Sistemas – Facturación - Emitir Facturas Por Servicios y o Mantenimiento del menú principal del sistema SAT. La pantalla principal es la presentada en la Figura X-4.

Lo primero que debemos hacer aquí es completar los datos del cliente en la parte superior de la ventana. En este punto siempre coloquemos primero el nombre del cliente. El sistema completará las demás casillas si dicho cliente ya está registrado en nuestra agenda. También podremos buscar el cliente manualmente en la agenda utilizando el botón [] ubicado a la derecha de la casilla rotulada Razón Social.

En la parte superior, también veremos la fecha de facturación, predeterminadamente se pone la fecha actual, pero opcionalmente podremos cambiarla con ayuda del botón [] ubicado a la derecha de dicha casilla de fecha.

En la grilla presentada en la parte inferior se mostrarán los servicios a facturar. Mas abajo, tenemos tres líneas en las que podremos poner un texto para imprimir al pie de la factura.

Figura X‑4 Facturación por servicios y/o mantenimiento

Mediante el botón [ Insertar Ítem] podremos agregar un nuevo servicio a la factura actual. Tengamos en cuenta que este botón solo se habilitará si ya hemos completado los datos del cliente que realizará la compra. El botón abrirá la ventana Nuevo Ítem, donde deberemos colocar la descripción del servicio realizado y el importe correspondiente.

El Precio Unitario con IVA y el porcentaje de IVA aplicado, se muestran a la derecha solo a modo de consulta.

Completados los datos requeridos debemos presionar el botón [ Aceptar] para que el sistema agregue el servicio a la factura. Podremos también cancelar el ingreso mediante el botón [ Cancelar] si esto es necesario.

Repitamos los pasos anteriormente descriptos hasta ingresar todos los servicios a facturar.

También tengamos en cuenta de que si ingresamos un servicio por error, podremos eliminarlo de la lista mediante el botón [ Eliminar Ítem] (ubicado en la ventana principal del sistema de facturación de servicios).

Una vez terminado el ingreso de los ítems a facturar, procederemos a la facturación de los mismos, para ello utilicemos el botón [Emitir Factura]. Se nos solicitará a continuación el número de factura que utilizaremos, coloquemos el mismo y presionemos [ Aceptar].

Emitir Notas de Crédito y Débito

Estos módulos del sistema SAT nos permiten confeccionar notas de crédito y débito, las mismas pueden ser utilizadas para retribuir el dinero de una reparación o venta a un cliente, o para cobrar algún concepto que no se enmarque en ninguno de los procedimientos comprendidos en el sistema.

Para ingresar a estos módulos vayamos a Sistemas – Facturación - Emitir Nota de Crédito y a Sistemas – Facturación - Emitir Nota de Débito, del menú principal del sistema SAT. La pantalla principal es la presentada en la Figura X-4.

El procedimiento es el mismo que el explicado para la facturación. P rimero debemos completar los datos del cliente en la parte superior de la ventana, luego, en la parte superior veremos la fecha de facturación, predeterminadamente se pone la fecha actual, pero opcionalmente podremos cambiarla con ayuda del botón [] ubicado a la derecha de dicha casilla de fecha.

En la grilla presentada en la parte inferior se mostrarán los conceptos a incluir en la nota. Más abajo tenemos tres líneas en las que podremos poner un texto para imprimir al pie.

Mediante el botón [ Insertar Ítem] podremos agregar la descripción de la nota de crédito o débito y el importe correspondiente; tengamos en cuenta que este botón solo se habilitará si ya hemos completado los datos del cliente.

Completados los datos requeridos, debemos presionar el botón [ Aceptar] para confirmar. Podremos también cancelar el ingreso mediante el botón [ Cancelar] si esto es necesario.

Si cometemos algún error en el ingreso, podremos eliminar el ítem de la lista mediante el botón [ Eliminar Ítem].

Terminado el ingreso debemos proceder a la impresión, esto lo haremos mediante el botón [Emitir Nota de Crédito], o bien, [Emitir Nota de Débito], según corresponda. Se nos solicitará a continuación el número de factura que utilizaremos; coloquemos el mismo y presionemos [ Aceptar].

Consultar Facturas ya Emitidas

Este es el último elemento que veremos en el submenú Facturación, mediante el mismo, podremos entre otras cosas, consultar una factura previamente realizada e incluso reimprimir la misma en caso de necesitarlo.

Aquí tendremos todas las facturas realizadas por todos los módulos del sistema, ésta es la herramienta más adecuada a la hora de necesitar localizar una factura.

Un ejemplo de la ventana presentada puede verse en la Figura X-5.

Seleccionemos en la grilla la factura que deseamos consultar y presionemos el botón [ Abrir] (Abrir Seña, Abrir Factura, etc. según el tipo de comprobante que estemos por consultar), para que la misma se abra en la ventana principal del sistema de facturación. Una vez allí podremos utilizar el botón [Reimprimir] para volver a imprimir la boleta de compra.

El botón [ Imprimir], de la ventana Historial de Facturas, nos permitirá emitir un listado de facturas realizadas en un determinado período.

Si deseamos buscar las facturas por otro concepto, por ejemplo el nombre del cliente, cambiemos el orden en que se presentan los datos haciendo clic sobre las cabeceras de las columnas de la grilla Historial.

El botón [ Exportar], nos permite exportar todos los datos a una planilla de Excel®. Esto, entre otras cosas, nos puede servir para importar luego los datos en otros programas o realizar estadísticas en Excel®. Excel® se abrirá automáticamente cuando termine la exportación de datos y puede quedar minimizado para no interferir con el sistema SAT.

Con el botón [ Cerrar] de la ventana Historial de Facturas, saldremos de la aplicación.

Figura X‑5 Historial de Facturas

Saldar una Factura por Seña Pendiente

Tenemos también, en la ventana Historial de Facturas, el botón [Saldar Seña], mediante el cual podremos cancelar las facturas hechas por seña de repuestos, por este motivo veremos que este botón solo se habilitará al posicionarnos sobre una factura correspondiente a una seña (notemos que dentro de este módulo también se verán las facturas por reparaciones de equipos, esto es debido a un tema de compatibilidad entre el sistema de servicios y el módulo de venta de repuestos).

Localizada la seña a saldar y presionado el botón [Saldar Seña], estaremos nuevamente frente a la pantalla principal del módulo de facturación, esta vez con una factura confeccionada por el saldo de la seña. Se indicará también en pantalla si los repuestos pedidos ya han llegado, caso contrario no se permitirá emitir la factura por el saldo. En caso de que los repuestos ya estén procesados, se habilitará el botón [Saldar Seña] (no confundir con el botón del Historial de Facturas que lleva el mismo nombre), presionemos éste para emitir la factura correspondiente. Luego solo debemos colocar el número de factura que corresponda y presionar [ Aceptar].