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Manual de uso SatNetwork SAT 2005 Revisión 3

Capítulo XI 

 

Administrador de Pedidos

 

Este sistema es el corazón del programa, aquí convergen todos los módulos del sistema SAT, por tal motivo se recomienda aprender a aprovechar todas las herramientas que se encuentran en este módulo, de esta manera tendremos pleno dominio de nuestro negocio.

¿Porqué decimos que éste es el corazón del sistema?, bueno, veremos con el uso que inevitablemente todas las operaciones que hagamos nos llevarán a generar un pedido de repuestos, el cual podrá estar bien organizado o no, dependiendo de si hemos realizo bien nuestro trabajo, para lo cual debemos haber entendido todo lo explicado en los capítulos anteriores. Por tal motivo si no hemos leído y comprendido todo lo explicado anteriormente debemos hacerlo ahora, ya que aquí se requerirá de conocimientos y conceptos ya explicados que no serán ampliados en el presente capítulo.

 

Para ingresar al sistema de Administración de Pedidos vayamos a SistemasAdministración de Pedidos en el menú principal del sistema SAT. En la Figura XI-1 se muestra un ejemplo de la apariencia de la ventana presentada al ingresar al módulo de pedidos.

 

Figura XI‑1 Administrador de pedidos

 

La pantalla principal del sistema de Administración de Pedidos está dividida en tres partes, una grilla superior, una grilla inferior, y un menú de botones a la derecha. En la grilla superior se muestran las planillas de pedido de repuestos generadas que aún se encuentran pendientes por algún motivo, mientras que en la grilla de la parte inferior se mostrarán los repuestos que cada planilla contiene, por tal motivo, para ver los repuestos pedidos en una planilla cualquiera primero debemos posicionarnos en la línea del pedido de la grilla superior e inmediatamente se mostrarán en la grilla inferior los repuestos que componen dicho pedido.

La grilla superior muestra, además de los números de pedido de las planillas, la fecha de apertura (es decir la fecha en la que se cargó el primer repuesto), el estado del pedido, y la fecha de envío (en caso que el pedido ya haya sido enviado al correspondiente distribuidor de repuestos).

En cuanto a los estados por los que puede pasar un pedido tenemos:

 

En suspenso…: Este estado indica que aún no se ha realizado ninguna acción sobre el pedido y que se encuentra esperando la intervención del administrador para determinar si los repuestos serán pedidos. La cantidad máxima de líneas por pedido es de 20, pasado este limite, si el pedido sigue En suspenso, se abrirá automáticamente un pedido nuevo el cual también tomará el mismo estado.

 

Enviado: Este estado se asigna una vez que el pedido es emitido, al realizar esta acción estaremos cerrando la planilla, por lo cual, cualquier repuesto que pidamos posteriormente ingresará en un pedido nuevo (independientemente de si se alcanzó o no el máximo de 20 líneas permitidas por pedido). En este preciso momento se asigna también la fecha de envío del pedido.

 

Faltan componentes: Este estado indica que algunos de los repuestos pedidos en la presente planilla ya han llegado y han sido procesados por el sistema, sin embargo quedan repuestos dentro del pedido y de esta manera se nos alerta para que estemos atentos por posibles demoras.

 

Recibido: Este estado se colocará cuando todos los repuestos de un pedido lleguen y se procesen, todos los pedidos que adquieran este estado pasarán a un archivo historial que luego podremos consultar, de esta manera el sistema separa lo que ya no utilizaremos de lo que todavía necesita atención.

 

Esperando Cotización: Este estado se adquiere cuando hemos requerido al distribuidor de los repuestos una cotización previa antes de proceder con el pedido. Este estado cambiará cuando recibamos el presupuesto por los repuestos y decidamos si realmente queremos realizar el pedido o no. El paso a seguir luego de obtenida la cotización sería emitir el pedido o anular el mismo.

 

Anulado: Este estado se asigna cuando por algún motivo nosotros decidimos eliminar un pedido completo, al realizar esta acción el pedido se enviará al archivo histórico, donde luego podremos consultar e incluso restaurar si cambiamos de opinión y queremos pedir los repuestos.

 

Restaurado: Indica que se trata de un pedido que fue borrado en algún momento y decidimos restaurarlo para poder pedir las partes, este estado permitirá pedir los repuestos luego de lo cual el pedido pasará al estado Enviado.

 

La grilla inferior muestra en sus columnas una serie de datos, con los cuales podremos hacer los controles pertinentes. Veamos de qué se trata cada columna:

 

BK: Esta marca indica que se ha emitido una planilla de informe de backorder en la que se incluyó este repuesto. Los informes de backorder se generan cuando el usuario así lo requiere, esta casilla se marcará en ese momento para tener la certeza de que el repuesto ha sido reclamado. Mas adelante en este mismo capítulo se verá como realizar una planilla de reclamo de repuestos pendientes.

 

QTY: Es la cantidad de repuestos pedidos, o la cantidad de repuestos que restan por llegar, por ejemplo si originalmente se pidieron 5 repuestos en esta línea y hemos recibido solo cuatro QTY todavía tendrá el valor 1, o sea que resta llegar uno.

 

Remarks: Es una nota que pone el sistema o el usuario cuando pide la parte, generalmente es el número de service, seña, etc.

 

Parte: El número de parte correspondiente al repuesto pedido.

 

ENT: Es la cantidad de repuestos que han llegado, en principio es cero, pero cuando hayamos recibido todos los repuestos de la línea tendrá el valor que antes tenia la columna QTY, y QTY pasará a tener valor cero.

 

Enviada: Es la parte que nos han enviado, esta podría no ser la misma que la pedida, por ejemplo, si se trata de un reemplazo.

 

Talón: El número de talón asignado por el sistema. En el apartado Pedir Repuestos del Capítulo III se explica como se conforma dicho talón.

 

Descripción: Es la descripción de la parte pedida.

 

Modelo: El Modelo del equipo en el que se utilizará el repuesto. Esto es utilizado por el distribuidor para considerar el envío de un posible reemplazo en caso de no contar con la pieza original.

 

Fecha: La fecha en que se pide la parte.

 

Pedido Original: El número de un pedido anterior del cual se deriva el actual (reservado para el sistema).

 

Reemb.: Código de tres letras que indica la empresa que cubre el costo de los repuestos. En caso de los pedidos directos será el código de nuestra empresa.

 

F. Entrada: Es la fecha en que se recibieron los repuestos.

 

Falla: La falla que presento la pieza dañada.

 

F. Cierre: La fecha de envío de la parte dañada, en caso de que la misma sea requerida para validar la garantía.

 

Order Number: Número de orden de envío, para pedidos al extranjero.

 

RMA Number: Número de RMA para pedidos realizados al extranjero.

 

Notemos que tanto en la grilla superior como en la grilla inferior tenemos resaltadas algunas columnas con color verde, ya hemos visto en otras partes del sistema que las columnas resaltadas indican que allí se pueden realizar funciones especiales, en este caso las columnas resaltadas contienen todo un menú de opciones que se aplican a la línea seleccionada en ese momento, a continuación veremos dichos menús y cada una de sus funciones.

 

 

Menú de la Grilla de Pedidos

 

Antes de empezar a trabajar con las opciones de una planilla de pedidos debemos seleccionarla posicionándonos sobre ella, una vez allí, y sobre la columna verde, hagamos clic con el botón derecho del mouse para desplegar el menú de opciones del pedido (ver Figura XI-2).

 

Figura XI‑2 Menú de opciones de pedido

 

En este menú veremos las siguientes opciones:

 

Emitir Pedido: Permite la emisión del pedido actualmente seleccionado, al utilizar esta opción se abrirá el programa Microsoft Excel, en el cual se presentará una planilla con el pedido correspondiente. Desde Excel podremos elegir imprimir la planilla, enviarla por correo, o guardarla en el disco para su uso posterior.

También podemos utilizar el botón [Emitir Pedido] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

  

Reimprimir Pedido: Esta opción estará habilitada solo si el pedido ya ha sido emitido y si aún no ha ingresado ninguno de los repuestos que lo componen, es decir, si el estado del pedido es Enviado.

También podemos utilizar el botón [Reimprimir Pedido] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Anular Pedido: Esta opción permite anular el pedido seleccionado sea cual fuere su estado actual. Esta acción puede revertirse desde el historial de pedidos utilizando la opción Restaurar de este mismo menú.

También podemos utilizar el botón [Anular Pedido] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Información: Presenta información complementaria y opcional acerca del pedido y permite su modificación (ver Figura XI-3). Utilicemos el botón [Modificar] para realizar cambios en las distintas casillas, luego hagamos clic en [Grabar] para guardar los cambios.

La siguiente es la lista los de elementos que encontraremos en esta ventana:

           

            Descripción: Presenta una breve descripción del pedido.

           

            Tipo de Orden: Tipo de orden de envío.

 

            Shipment: Descripción del envío.

 

            DHL AWB: Número de ticket.

 

            Nº de Orden: Número de orden de envío.

Figura XI‑3 Información de Pedido

 

Pedir Cotización: Mediante esta opción podremos realizar una planilla de pedido de cotización con los repuestos contenidos en la planilla actual. La misma se abrirá en una planilla de cálculo de Excel para facilitar su utilización. Al realizar esta acción el pedido tomará el estado Esperando cotización, el cual solo cambiará cuando decidamos emitir dicho pedido.

También podemos utilizar el botón [Pedir Cotización] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Restaurar: Esta opción esta disponible solo si la planilla de pedidos consultada ha sido eliminada. Con esta opción podremos recuperar el pedido, al hacer esto nuestro pedido pasará al estado Restaurado, estado que cambiará a Enviado al utilizar la opción Reimprimir Pedido de este mismo menú.

 

Menú de la Grilla de Repuestos Pedidos

 

La segunda grilla ubicada en la parte inferior de la ventana principal del sistema de pedidos, contiene los repuestos pertenecientes a la planilla actualmente seleccionada (ésta puede verse en el título de la grilla). Los menús especiales ubicados aquí se encuentran en las columnas resaltadas con color verde (Parte y Enviada), ambos menús son similares en cuanto a opciones, con la única diferencia de que el menú de la columna Enviada tiene algunas opciones menos que el menú de la columna Parte. En el gráfico de la Figura XI-4 se muestra el menú que veremos al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la columna Parte.

 

Las opciones del menú son las siguientes:

Enviar a Stock: Mediante esta opción podremos ingresar los repuestos que vayamos recibiendo a nuestro stock realizando el movimiento correspondiente. Se ampliará este punto en este mismo capítulo.

También podemos utilizar el botón [Enviar Item al Stock] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Ver Info de Parte: Presenta información acerca de la parte seleccionada. Esta opción abrirá el sistema de administración de repuestos y presentará la ficha correspondiente a la parte, utilicemos el botón [Volver a Pedidos] cuando hayamos realizado la consulta.

 

Ver Stock: Al igual que la opción anterior esta nos llevará a la ficha del repuesto seleccionado pero directamente a la sección de Depósitos y Stock. Utilizaremos esta herramienta para comprobar si tenemos stock del repuesto que estamos pidiendo.

 

Ver Service: Esta opción estará disponible solamente si el repuesto seleccionado se pide para la reparación de un equipo. Al hacer clic en Ver Service, se abrirá el sistema de servicio técnico con la orden de reparación que hemos seleccionado. Para volver al administrador de pedidos utilicemos el botón [Cerrar].

 

Mas Datos: Presenta información complementaría acerca del repuesto seleccionado. Solo disponible en el caso de sucursales interconectadas.

 

Modificar Datos: Permite cambiar algunos datos básicos, relacionados con la garantía del producto y el envío, antes de enviar el pedido.

 

Trasladar: Permite cambiar los repuestos entre pedidos, es decir un repuesto que se pidió originalmente para una garantía puede moverse a un pedido de repuestos directos, o un repuesto pedido a un determinado distribuidor puede moverse a un pedido de otro distribuidor, o combinar estas opciones a nuestra conveniencia. Si movemos el repuesto a un proveedor distinto al actual y no tenemos ningún pedido abierto de este tipo, el sistema abrirá un pedido nuevo por nosotros.

La operación se realiza de la siguiente manera: en la ventana Trasladar Repuesto seleccionemos el distribuidor (Dealer) al que deseamos pedirle el repuesto, Marquemos o desmarquemos la casilla Garantía a conveniencia y presionemos el botón [ Aceptar].

También podemos utilizar el botón [Trasladar Pedido] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Asignar de mi Stock: Esta será una de las opciones más utilizadas, ya que mediante la misma podremos asignar repuestos directamente de nuestro stock, de esta manera el repuesto no será pedido. Ampliaremos esto en este mismo capítulo.

También podemos utilizar el botón [Asignar Desde Stock] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto.

 

Volver a Remitir: Permite que un repuesto pueda ser remitido por segunda vez, esta opción se incluye para darle una solución a los casos en los que se incluye, en un remito, un repuesto por error que en realidad no es enviado. Aclaramos que esta opción y el sistema de remitos que se verá en este mismo capítulo solo tienen aplicación en aquellas empresas que necesitan enviar los repuestos a otros talleres. Notemos que esta opción solo estará habilitada en los repuestos que ya han sido entregados.

 

Cancelar Ítem: Esta opción permite cancelar un repuesto de un pedido, esta opción debe ser utilizada en los casos en los que el repuesto no será entregado por causas ajenas a nosotros, por ejemplo falta del producto, discontinuidad del mismo, la invalidación de la garantía, etc. La opción Cancelar Ítem solo estará disponible si el pedido ha sido emitido (a diferencia de lo que se explicará en el siguiente punto). El sistema pedirá confirmación antes de cancelar cualquier línea del pedido.

También podemos utilizar el botón [Cancelar Item] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto (Este botón solo estará visible si la opción esta disponible para el ítem seleccionado).

 

Eliminar Ítem: Mediante esta opción se nos permitirá eliminar uno o varios de los repuestos pedidos en una planilla antes del envío de la misma. Eliminar un ítem implica el no envío de la línea de pedido al distribuidor (a diferencia del punto anterior, con esta opción nosotros decidimos no pedir el repuesto). La opción estará habilitada solo mientras el pedido esté en el estado En suspenso. El sistema pedirá confirmación antes de eliminar cualquier línea del pedido.

También podemos utilizar el botón [Eliminar Item] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto (Este botón solo estará visible si la opción esta disponible para el ítem seleccionado).

 

Cerrar Ítem: Esta opción presenta información generalmente obtenida una vez terminado el circuito del repuesto, es decir cuando el repuesto se coloca en el equipo y se decide que hacer con el repuesto dañado. Esto está pensado para las empresas que trabajan con equipos en garantía y necesitan devolver los repuestos dañados al proveedor. Se ampliará este punto más adelante en este mismo capítulo.

También podemos utilizar el botón [Cerrar Item] ubicado en la columna de botones de la derecha, con lo que obtendremos el mismo efecto (Este botón solo estará visible si la opción esta disponible para el ítem seleccionado).

Figura XI‑4 Menú de opciones de la columna Parte

 

 

Enviar Repuestos a Stock

 

Mediante la opción Enviar a Stock del menú de la grilla de repuestos pedidos (recordemos que el mismo aparecerá presionando el botón derecho sobre la columna verde), podremos ir ingresando los repuestos enviados por los distribuidores.

Tengamos en cuenta, al ingresar repuestos, que el sistema cuenta con un depósito temporal el cual conviene usar para ingresar los repuestos pedidos para las reparaciones. Se recomienda este método ya que el depósito temporal marca tanto el ingreso a stock como el egreso en un solo paso, de esta manera el repuesto registrará un movimiento de entrada y salida sin alterar su stock actual de repuestos. Al hacer el ingreso de un repuesto a través de un depósito temporal el sistema asignará automáticamente la ubicación ZZZ 999 como posición física del repuesto en el stock, claro que allí nunca habrá nada por lo explicado anteriormente.

Cualquier otro repuesto, que no sea para su uso inmediato, deberá ser ingresado en un depósito que no sea transitorio, como por ejemplo el depósito principal.

Los repuestos pedidos para cumplir con una seña dejada por un cliente serán descargados del stock al momento de saldar la seña (ver Saldar Factura por Seña Pendiente del Capítulo X para más detalles).

Vistas estas consideraciones se explicarán a continuación los datos a completar en la ventana de Entrada de Mercadería (ver Figura XI-5).

 

Parte Entregada: Aquí debemos colocar la parte que ha sido entregada, este dato se requiere por el hecho de que la parte entregada bien podría ser un substituto de la solicitada, en cuyo caso indicarlo nos servirá para saber lo que se pidió y lo que se entregó y no provocaremos conflictos. Para ver una lista de los posibles reemplazos que nuestro sistema tiene almacenados para este tipo de parte, basta con desplegar el cuadro haciendo clic sobre él. Puede que en nuestro sistema la parte que se envía como reemplazo no esté vinculada con la parte que se pidió, en este caso deberemos buscar la parte manualmente mediante el botón [] ubicado a la derecha del cuadro Parte Entregada, al presionar dicho botón abriremos el administrador de repuestos desde donde podremos buscar la parte deseada, o ingresarla en caso de que la misma no figure en nuestra base.

En caso de que ingresemos una parte substituto que no esté relacionada como reemplazo en el sistema, la misma será automáticamente vinculada para que en próximas búsquedas figure como reemplazo.

 

Figura XI‑5 Entrada de Mercadería

 

Cantidad: Indica la cantidad de repuestos que ingresaremos. Este dato se pide para los casos en los que el pedido pueda venir en forma parcial, es decir, cuando se nos entrega solo una parte de los repuestos, dejando el resto pendiente. La cantidad que ingresemos aquí será lo que depositemos en stock, y lo que aparecerá en la columna ENT de la grilla de repuestos del pedido, por otro lado esta cantidad se descontará de la columna QTY de la misma grilla.

 

Depósito: Indica el depósito en el cual se guardarán los repuestos ingresados, recordemos que si estamos ingresando los repuestos en un depósito temporal, los mismos no quedarán como parte de nuestro stock, sino que entrarán y saldrán en este mismo paso.

 

Ubicación: Es una ubicación elegida por el usuario que indica la posición física de los repuestos dentro del inventario. Si el sistema muestra una ubicación sin que hayamos cambiado este cuadro, es porque en algún momento ya hemos recibido repuestos de este tipo y les hemos dado una ubicación, conservemos la misma para agrupar todos los componentes en una misma ubicación. Recordemos también que cuando seleccionamos un depósito transitorio se le dará al repuesto automáticamente la ubicación ficticia ZZZ 999, posición que denota la transitoriedad del repuesto.

 

Reservar: Esta casilla de verificación indica si el repuesto será puesto en reserva. Poner en reserva un repuesto hará que el mismo no pueda ser utilizado hasta que no lo retiremos manualmente, o lo cambiemos al “stock común”. Esta casilla es normalmente administrada por el sistema, es él el que decide cuando conviene o no reservar una parte, un ejemplo de esto es el caso de las señas, en las que el repuesto es puesto en reserva para que el mismo no sea retirado por error para otro fin que no sea la entrega al cliente que pidió el repuesto.

 

Concepto: Indica el concepto que figurará en el movimiento de entrada y o salida del repuesto, predeterminadamente este dato es puesto por el sistema utilizando el número de talón, pero el mismo puede ser cambiado a voluntad.

 

Origen: Es el país de origen de la parte enviada. Este dato es opcional. Podemos desplegar el cuadro para seleccionar un elemento de la lista. Si el país no esta en dicha lista, podemos agregarlo utilizando el botón de la  derecha, el cual nos llevará a la tabla Países, donde se nos permitirá hacer los cambios necesarios.

 

Nº de Serie de la Parte: El número de serie es utilizado para tener un registro de qué parte se asigna a cada equipo, aunque este dato es opcional se recomienda completarlo para tener control de las partes cambiadas en y por nuestro taller.

 

Order: Número de orden del envío.

 

RMA: Número de RMA del envío.


Fecha de Costo: La fecha de cotización del repuesto.

 

Precio de Costo: El precio de costo del repuesto.

 

Precio Unitario: Es el precio de salida del repuesto, en caso de que el repuesto vaya a un deposito temporal coloquemos este precio para que figure en el movimiento de salida del mismo (Costo, ASC, y PVP son los tipos de precios que podrán ser usados si el repuesto ya tiene precio de costo asignado, caso contrario ingresemos el precio con la opción  Ingreso Manual).

 

Una vez completados todos los datos de la ventana de Entrada de Mercadería presionemos el botón [ Aceptar] para confirmar la operación, o [ Cancelar] si deseamos deshacer los cambios.

Al ingresar todos los repuestos de un pedido, la planilla completa se enviará al archivo Histórico, para limpiar un poco la ventana principal del sistema de Pedidos y que solo queden aquellas planillas de pedidos que se encuentran pendientes. El archivo Histórico puede ser consultado en todo momento mediante el botón [Histórico] de la pantalla principal del sistema de Pedidos.

 

 

Asignar Repuestos del Stock

 

Mediante la opción Asignar de mi Stock, del menú de la grilla de Repuestos Pedidos (recordemos presionar el botón derecho sobre la columna verde para que el menú aparezca), podremos asignar repuestos directamente de nuestro stock en lugar de emitir el pedido. Esta acción deberemos realizarla cuando tengamos en existencia el repuesto que estamos pidiendo, por lo tanto tengamos como norma general revisar siempre si tenemos stock de los repuestos pedidos antes de emitir la planilla y de ser así asignemos todos los posibles mediante la utilización de la opción Asignar de mi Stock y luego sí pidamos el resto.

 

En la Figura XI-6 se muestra la apariencia de la ventana de asignación de stock de repuestos, los elementos a completar aquí son:

 

Parte Entregada: Aquí debemos colocar la parte que ha sido entregada, este dato es requiero por el hecho de que la parte entregada bien podría ser un substituto de la solicitada. Para ver una lista de los posibles reemplazos hagamos clic sobre este mismo cuadro.

 

Depósito: Indica el depósito del cual retiraremos los repuestos a entregar.

 

Ubicación: Es una ubicación elegida por el usuario que indica la posición física de los repuestos dentro de nuestro inventario. Es mostrada solo como referencia y no se nos permitirá modificar la misma.

 

Cantidad: Es la cantidad de repuestos que asignaremos del depósito seleccionado. Podemos sacar repuestos de varios depósitos hasta alcanzar el total necesitado. No podremos sacar más de lo que realmente tenga en inventario y tampoco se nos permitirá completar la operación hasta que asignemos por lo menos un repuesto.

 

Figura XI‑6 Asignar de mi Stock

 

Completados todos los datos requeridos podremos presionar [ Aceptar] para completar la operación, o bien [ Cancelar] en caso de decidir cancelar la misma.

 

 

Cerrar Ítems de las Planillas de Pedidos

 

Mediante la opción Cerrar Ítem, del menú de la grilla de repuestos pedidos (recordemos presionar el botón derecho sobre la columna verde para que aparezca), podremos cerrar el circuito de taller de las partes en garantía. Esta operación podrá realizarse siempre y cuando el repuesto haya sido enviado a taller. La función que cumple es la de asentar en sistema diversos datos obtenidos una vez hecho el reemplazo del componente, (generalmente las empresas que cubren garantías de equipos piden a los talleres el envío de los componentes dañados como comprobante del cambio de la parte), de esta manera se registra este procedimiento con la fecha de envío del componente dañado. La ventana de confirmación de fin de circuito (ver Figura XI-7) es de uso opcional y los datos a completar en ella son los siguientes:

 

Fecha de Cierre: La fecha en que se decide enviar el componente dañado al distribuidor del repuesto. Para poner la fecha del día presionemos el botón  ubicado a la derecha del cuadro de fecha.

 

Falla: Una breve descripción de la falla del componente, Ej. Quemado, Agotado, Roto, Gastado, Etc.

 

Figura XI‑7 Confirmar Final de Circuito

 

Número de Serie de la Parte Defectuosa: El número de serie de pieza puesto por la fábrica (éste y todos los datos de esta ventana son opcionales, por lo tanto podremos elegir cuándo nos conviene registrar estos datos en el sistema).

 

Número de Claim: Un número de claim para el envío de la parte defectuosa.

 

Parte DOA: Indica que la parte recibida se devuelve por haber llegado defectuosa de fábrica, esto le dice al fabricante que deberá volver a enviar el componente.

 

Incluye CPU: Este dato es utilizado para el caso de placas madre en las que se incluye una unidad central de proceso, se hace esta distinción ya que el costo de importación / exportación de este tipo de componentes es mayor al de un repuesto común, y porque la identificación en los envíos debe ser bien clara en este punto para evitar inconvenientes aduaneros.

 

No Usada: Indica que el repuesto se devolverá sin utilizar al distribuidor por no haberse necesitado para la reparación.

 

Actualización de BIOS: Indica que se ha hecho una actualización de BIOS para tratar de resolver el problema del equipo, indiquemos aquí la versión de la BIOS actualizada.

 

Diagnóstico: El diagnóstico del equipo según el técnico.

 

Falla Específica: La falla del repuesto defectuoso.

 

Otras Fallas: Otras fallas del equipo.

 

Mas Descripciones de Fallas: Ampliemos datos sobre las fallas de ser necesario.

Una vez ingresados los datos de nuestro interés (recordemos que no son datos obligatorios), presionemos el botón [ Aceptar] para guardar los cambios, o [ Cancelar] si deseamos deshacer la operación. La fecha de cierre que hayamos colocado se mostrará en la columna F.Cierre de la grilla de repuestos del pedido.

 

 

Remitos

 

Dependiendo de la manera en que nos manejemos en nuestros talleres es posible que los repuestos que recibamos de nuestros diferentes distribuidores deban ser reenviados a distintas sucursales de nuestra empresa. Mediante el botón [Remitos], ubicado en la parte inferior de la ventana principal del sistema de Administración de Pedidos, podremos realizar los remitos que acompañaran a los repuestos.

 

El sistema guarda en un archivo temporal los repuestos que iremos recibiendo, para luego permitirnos hacer los remitos correspondientes en base a ellos.

 

En la Figura XI-8 se muestra la ventana principal del sistema de Remitos, desde la que podremos consultar los repuestos que están listos para ser remitidos y/o seleccionar los elementos a incluir en el remito.

 

Figura XI‑8 Remitos

 

La casilla Destino indica la sucursal a la que se enviarán las partes seleccionadas, recordemos que para poder enviar repuestos a otras sucursales nuestro sistema debe estar bien configurado, es decir, las sucursales deben estar cargadas en nuestra base de datos.

En la grilla de la ventana de remitos pueden verse los repuestos que han ingresado y que están a la esperan ser derivados a su respectivo lugar de trabajo, tengamos en cuenta que en esta grilla aparecerán solo los repuestos que se han pedido para la sucursal que se especificó en la casilla Destino. Básicamente utilizaremos las tres primeras columnas de la grilla para determinar que repuestos mandaremos, las demás columnas presentan información ya conocida tal como el número de talón, la parte pedida, la parte enviada, etc. Bueno, como se dijo antes solo usaremos las tres primeras columnas para determinar si enviamos o no los repuestos a la sucursal seleccionada. La primera columna RE, es una casilla de verificación en la que marcaremos los repuestos que deseados remitir. La segunda columna QTY, muestra la cantidad de repuestos que restan llegar. La tercera columna ENT, los repuestos que ya han llegado.

 

Una vez marcados los repuestos a enviar, deberemos presionar el botón [Reimprimir] para emitir el formulario, se pedirá confirmación antes de proceder (recordemos tener la impresora preparada). El remito se imprimirá en papel común tipo A4 con la cantidad de copias configuradas en el sistema (vayamos a HerramientasConfigurar del menú principal del sistema SAT para ver la cantidad de copias predeterminadas).

La emisión del remito podrá ser cancelada presionando el botón [ Cancelar] del sistema de Remitos, los repuestos que hayamos marcado permanecerán en ese estado para cuando decidamos continuar la operación.

 

 

Impresión de Talones

 

Ya hemos visto en varias secciones de este manual lo que es un número de talón y para que se utiliza. Recordamos que el número de talón es un código único que el sistema le otorga a cada una de las partes que pasa por nuestro taller para su fácil identificación y control. También se vio que hay diferentes configuraciones para dichos números, dijimos que el mismo puede comenzar con el número de orden de servicio técnico en el que se utilizará el repuesto, con un número de seña por venta a cliente, o anteponiendo la palabra [  Stock  ] (para reposición del inventario), en definitiva, sea cual sea el uso que se le vaya a dar al repuesto el mismo tendrá un código asignado, el cual, si aprendemos a interpretar, nos será de gran ayuda.

 

Mediante el botón [Imprimir Talones], ubicado la ventana principal del sistema de Administración de Pedidos, imprimiremos una serie de hojas que guardan los talones propiamente dichos, estas hojas (talones) se deberán adjuntar a los repuestos abrochando o pegando los mismos según convenga.

 

Los datos que figuran en los talones son: el número de talón, número de pedido, sucursal, la parte pedida, la parte enviada (substituto), la descripción de la parte, el modelo del equipo en el que se utilizará la parte, la fecha de entrega del repuesto, etc.

 

La utilización del sistema de talones es totalmente opcional, podríamos no utilizar este método de trabajo si así lo prefiriéramos, sin embargo se recomienda ampliamente la utilización de esta herramienta que le ofrece el sistema SAT, el tiempo que tardemos en implementarla lo ganaremos en organización.

 

Reclamar Repuestos en Back Order

 

Ya hemos visto que los pedidos de repuestos permanecen abiertos hasta que el último repuesto que lo compone llegue y sea procesado en sistema, luego de lo cual el sistema envía el pedido completo al archivo Historial. También hemos visto que el sistema no nos permite finalizar las reparaciones hasta que todos los repuestos necesarios para realizar la misma lleguen. Aquí se produce un conflicto entre nosotros y nuestros distribuidores, la tardanza en la entrega de los repuestos nos puede generar demoras en la reparación de los equipos, y puede traernos grandes perjuicios si nuestro distribuidor además ha procesado mal el pedido. Para asegurarnos de que los repuestos llegarán en tiempo y forma, debemos realizar frecuentemente un informe de backorder, con el propósito de que nuestros distribuidores comparen entre los repuestos pendientes en su sistema y los repuestos que nuestro sistema nos arroja como faltantes. Para generar este informe utilizaremos el botón [Reclamar] ubicado en la ventana principal del Administrador de Pedidos, mediante el mismo se abrirá la ventana presentada en la Figura XI-8, desde la cual indicaremos el Dealer al que realizaremos el reclamo, el Tipo de Reclamo (si reclamaremos los repuestos pedidos para reparar los equipos en garantía, o si se reclaman los repuestos pedidos para los equipos directos), y una fecha que indica la finalización de la lista de reclamos (cuadro Anteriores al, normalmente la fecha del día).

 

Figura XI‑9 Reclamar

 

Una vez seleccionado el tipo de “reclamo” que deseamos realizar, debemos presionar el botón [ Aceptar] para continuar, al hacer esto se abrirá una planilla Excel con los primeros 20 repuestos a reclamar, al ser el limite de las planillas de 20 repuestos deberemos repetir la operación hasta haber realizado todos los reclamos necesarios (al repetir la operación no volverán a salir en la nueva planilla los repuestos presentados en la primera). Las planillas generadas por el sistema llevarán el nombre RECLAMO1, RECLAMO2,….. RECLAMOx. Los repuestos que sean reclamados se marcarán con un tilde en la primera columna de la grilla inferior del Sistema de Pedidos (columna rotulada BK). Si desmarcamos manualmente algunos de los repuestos que tienen esta marca, los mismos volverán a ingresar en una planilla de reclamos la próxima vez que realicemos una. Si por el contrario marcamos alguna de las casillas, la misma no saldrá en las planillas de reclamo posteriores.

 

El botón [Desmarcar] de la ventana de reclamos nos permitirá quitar las marcas de los repuestos reclamados (columna BK de la grilla inferior del sistema de pedidos), esto es útil si tenemos la necesidad de generar un reclamo por segunda vez. El procedimiento sería, primero desmarcar, y luego volver a reclamar.

Para salir de la ventana de reclamos sin hacer cambios en nuestros pedidos, presionemos el botón [ Cancelar].

 

 

Archivo Historial de Pedidos

 

El archivo Historial de Pedidos es el lugar a donde se envían los pedidos que ya han sido procesados en su totalidad, o aquellos que se han eliminado. Éste puede ser consultado en todo momento mediante el botón [Histórico] ubicado en la pantalla principal del sistema de Administración de Pedidos. La ventana presentada al presionar este botón es la misma del administrador de pedidos (ver Figura XI-1), solo que cambia el contenido de las grillas y las opciones que tendremos disponibles.

 

El Histórico de Pedidos es utilizado generalmente para consultar los pedidos antiguos. Sin embargo, también podremos recurrir a él para recuperar un pedido eliminado por error, este procedimiento puede realizarse posicionándose sobre el pedido a restaurar, y en la columna verde hacer clic con el botón derecho del mouse para abrir el menú de opciones donde seleccionaremos la opción Restarurar. Al momento el pedido pasará del Histórico al sistema de Pedidos permitiéndonos emitir el pedido.

 

 

Buscar Repuestos Dentro de un Pedido

 

Mediante el botón [Buscar], ubicado en la pantalla principal del Administrador de Pedidos, podremos buscar un determinado repuesto dentro de un pedido. Esta herramienta presenta múltiples capacidades de búsqueda permitiéndonos encontrar repuestos de una manera muy rápida. La ventana desplegada al presionar el botón [Buscar] puede verse en la Figura XI-10.

 

Figura XI‑10 Buscar partes en los pedidos

 

Básicamente tenemos aquí una barra de búsqueda en la parte superior, y dos grillas. En la primera grilla se muestran los diferentes repuestos pedidos en todas las planillas (independientemente de si se encuentran en el Histórico o no, todo aparecerá aquí), y en la grilla inferior se mostrarán los talones que se han impreso para el repuesto seleccionado (notemos que esta información irá cambiando según el repuesto seleccionado).

 

En la barra de búsqueda se nos permite cambiar el tipo de búsqueda a realizar, la cual predeterminadamente viene cargada en búsqueda por Número de Service, pero que puede ser cambiada por cualquiera de los siguientes:

 

            Service: Orden de servicio técnico.

 

            Seña: Número de seña del repuesto.

 

            Cliente: Nombre del cliente dueño del equipo.

 

            Pedido: Número del pedido.

 

            Pedido Original: Número del pedido de sucursal.

 

            Parte: Número de parte del repuesto.

 

            Parte Enviada: Número de parte del repuesto enviado.

 

Seleccionado el tipo de búsqueda, debemos poner el dato buscado en el cuadro de la derecha, al hacer esto el sistema buscará en la grilla de pedidos los repuestos que coincidan con el concepto buscado y pintará de rojo estas líneas. Si se produjo un solo resultado se puede hacer clic en el botón de la derecha [] para ir directamente al pedido en el que se encuentra el repuesto buscado. Si por el contrario vemos varias filas resaltadas con color rojo (resultados), deberemos seleccionar la adecuada haciendo clic sobre ella y luego presionar el botón [] para ir al pedido correspondiente.

 

La búsqueda por número de cliente tiene una particularidad y es que al seleccionar este tipo de búsqueda se habilitará otro botón con el icono [] a la derecha de la casilla de selección (no debemos confundirlo con el que se encuentra a la derecha de la casilla de búsqueda junto al botón []), mediante este botón abriremos la agenda de clientes en la que podremos ubicar al mismo y traer su código al buscador de pedidos (para volver, luego de encontrar al cliente en la agenda, utilicemos el botón [Volver]).

 

La grilla que presenta los talones emitidos se incluye a manera de consulta, sin embargo también puede utilizarse para reimprimir algún talón, si así se requiere, para ello basta con posicionarse sobre la columna verde, y presionar el botón derecho del mouse, hecho esto solo resta confirmar la operación en el mensaje que nos aparecerá.

 

Para salir de la ventana de búsquedas utilicemos el botón [], con el cual volveremos a la ventana principal del Administrador de Pedidos.

 
Otros manuales: Manual SAT 2012 | Manual SAT 2010 | Manual SAT 2005

 

 

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SAT Sistema Administrativo para Talleres (C)2003-2012, Juan José Clotet

 

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